الإدارة هي فن التغيير والتطوير المستمر لتحقيق النجاح في سوق الأعمال المتنافس، ويتم تعريفها في مراجع كثيرة لا يمكن حصرها، ولكن تم تعريفها من قبل منظمة العمل الدولية؛ أن الإدارة هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والتنفيذ والمراقبة وأخيرًا التقييم للموارد المتاحة في المؤسسات؛ بما في ذلك الموارد البشرية والمالية والمادية والمعلوماتية والتكنولوجية والزمنية والمنظمية، بهدف تحقيق الأهداف المرجوة بطريقة فعالة وإنتاجية.
ماهي برامج إدارة المؤسسات؟
برامج إدارة المؤسسات (Enterprise Resource Planning – ERP) هي نظم متكاملة تساعد في إدارة مختلف جوانب المؤسسة بشكل متكامل، مثل التخطيط والموارد البشرية والمشتريات والمبيعات والمحاسبة والتحليلات. ايضاً توفر هذه البرامج منصة واحدة مركزية تجمع بيانات المؤسسة وتمكن من تبادل المعلومات بين الإدارات المختلفة. فانه تساعد برامج إدارة المؤسسات في تحسين كفاءة العمليات واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
أنواع برامج إدارة المؤسسات
برامج إدارة المؤسسات (Enterprise Resource Planning – ERP) تتنوع فيما بينها وتتوفر بعدة أشكال وتخصصات لتلبية احتياجات مختلفة للمؤسسات. هنا بعض الأنواع الشائعة لبرامج إدارة المؤسسات:
1- ERP الشاملة:
تعتبر هذه الأنواع من البرامج الشاملة وتغطي مجموعة واسعة من الوظائف والعمليات في المؤسسة، مثل التخطيط والمبيعات والمشتريات والمحاسبة وإدارة الموارد البشرية. توفر هذه البرامج تكاملًا شاملاً وتعمل على توحيد العمليات والبيانات في مختلف الإدارات.
2- ERP الخاصة بالصناعة:
توجد بعض برامج إدارة المؤسسات التي تم تصميمها خصيصًا لصناعة محددة، مثل الصناعة التصنيعية أو الخدمات المالية أو الرعاية الصحية. تحتوي هذه البرامج على ميزات وتكوينات مخصصة لتلبية احتياجات ومتطلبات تلك الصناعة الخاصة.
3- ERP السحابية:
تعتمد برامج ERP السحابية على تقنية الحوسبة السحابية، حيث يتم تشغيل البرنامج عبر الإنترنت وتخزين البيانات في السحابة. تتيح هذه الأنواع من البرامج الوصول إلى البيانات والتطبيقات من أي مكان وفي أي وقت، وتوفر مرونة وتكاليف منخفضة للتشغيل والصيانة.
4- ERP المتخصصة:
تشمل هذه البرامج تطبيقات محددة تركز على وظيفة أو عملية معينة في المؤسسة، مثل إدارة سلسلة التوريد (Supply Chain Management – SCM) أو إدارة علاقات العملاء (Customer Relationship Management – CRM). تساعد هذه البرامج في تحسين تلك الوظائف المحددة وتحقيق أهدافها بشكل فعال.
5- ERP المفتوحة المصدر:
تعتمد هذه الأنواع من البرامج على البرمجيات ذات الشفرة المفتوحة وتتيح للمؤسسات تخصيص البرنامج وتعديله وفقًا لاحتياجاتها الخاصة. توفر هذه البرامج حلاً مرنًا واقتصاديًا للمؤسسات التي ترغب في التحكم الكامل في برامج إدارة المؤسسات الخاصة بها.
كيف اختار نظام ERP مناسب لشركتي؟
اختيار برنامج إدارة مناسب لشركتك هو قرار مهم يمكن أن يكون له تأثير كبير على نجاح عملك.كما ان هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اتخاذ هذا القرار، بما في ذلك حجم شركتك واحتياجاتها المحددة وميزانيتك.
فيما يلي بعض النصائح لاختيار برنامج إدارة مناسب لشركتك:
-
تحليل احتياجات الشركة:
قم بتحليل وتحديد احتياجات الشركة بدقة، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين والوظائف التي يجب أن يدعمها البرنامج. هل تحتاج إلى إدارة المبيعات والتسويق، أو إدارة المخزون، أو المحاسبة، أو غيرها من الوظائف؟
-
الموثوقية والسمعة:
ابحث عن برامج إدارة المؤسسات ذات سمعة جيدة وموثوق بها في السوق. قم بقراءة المراجعات والتوصيات، وتحقق من سجل النجاح وخبرة الشركة المطورة للبرنامج.
-
التكلفة:
حدد الميزانية المتاحة لديك لتحديد البرامج التي تتناسب معها. قارن الأسعار والتكاليف المرتبطة بالتركيب والتخصيص والصيانة المستقبلية.
-
التكامل والمرونة:
تأكد من قدرة البرنامج على التكامل مع الأنظمة والتطبيقات الأخرى التي تستخدمها في شركتك، مثل نظام إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) أو نظام إدارة سلسلة التوريد (SCM). كما يجب أن يكون البرنامج قادرًا على مواكبة احتياجات شركتك المستقبلية وتوفير المرونة في التخصيص والتوسع.
-
الدعم الفني:
تحقق من نوع وجودة الدعم الفني المقدم من المزود . هل يتم توفير الدعم على مدار الساعة؟ هل يتم تقديم التحديثات والتطويرات بانتظام؟
قبل اتخاذ قرار نهائي، ينصح بإجراء مقابلات واختبارات مع مزودي البرنامج المحتملين لاختبار قدرتهم على تلبية احتياجاتك وفهم متطلباتك الخاصة
ربما يهمك أيضا: ما هو نوع نشاط منشأتك؟ وكيف تختار الحل التقني المناسب؟
أهمية الادارة ومجالاتها
تتنوع مجالات الإدارة بحسب نطاق التطبيق، وتلعب دورًا حيويًا في تحقيق النجاح والاستدامة في المؤسسات والمنظمات، وتُعد إدارة المؤسسات فن يتطلب المهارات والخبرات اللازمة لتحقيق الأداء العالي والنجاح في سوق الأعمال المتنافس، خاصًة في ظل نشأة شركات جديدة وتحسّن مناخ الاستثمار في المملكة العربية السعودية.
فلنتطرق إلى عدد من النقاط التي تتعلق بإدارة المؤسسات والإجابة عن أهم الأسئلة حولها.
كيف تُدير مؤسستك؟
يتضمن فن إدارة المؤسسات مجموعة من العناصر الأساسية التي تساعد على بناء المؤسسة الناجحة، ومن بين هذه العناصر الأساسية عليك أولًا أن تمزج بين ما تعرفه عن علوم الإدارة وعلوم النفس البشرية لتكون مديرًا ناجحًا:
- ابدأ بوضع خطة العمل: التخطيط يُساعدك في رسم خارطة طريق لأهداف العمل وعملياته واحتياجاته والنتائج المتوقعة منه وأساليب القياس والتقييم.
- توظيف فريق عمل مؤهل: اختيارك لفريق عملك قد يكون أهم اُسس الشركة، سواء من ناحية الكفاءة المهنية أو السلوك المهني والأخلاقي، وأن تكتسب موظف مرّن يرغب في التطوير والتحسين خيرًا لك من أن تقوم بتعيين موظف ذو خبرة لكنه ليس لديه أفق واسع لإدراك واستيعاب المستجدات وحسن التعامل مع التحديثات التكنولوجية لتحقيق أهدافك المرجوة وتنفيذ خطة العمل بجدية وكفاءة .
- إدارة الموارد المالية: النجاح المالي ليس في تسوية المصروفات والإيرادات وحساب الأرباح فقط؛ ولكن بتأمين وضع الشركة المالي أمام المنافسة والتحديات الاقتصادية، لأن الاستمرارية أهم من الوصول للقمة.
- الاهتمام بقسم البحث والتطوير: قد يغفل أصحاب الشركات بالانغماس في تفاصيل الإدارة ومشكلات وتحديات المؤسسة عن ضرورة تطوير وتحسين الخدمات التي بشأنها الحفاظ على الحصة السوقية للشركة وزيادة عدد العملاء ورفع مستوى ولائهم للشركة.
- تطوير استراتيجيات إعلانية وتسويقية: بمساعدة فريق العمل الإبداعي عليك أن تتأكد من صورة علامتك التجارية في أذهان الجمهور المستهدف بجانب متابعة الأرباح التي تعكس الوضع الفعلي لمبيعات مؤسستك أو شركتك؛ حتى وإن كُنت مؤسسة غير ربحية فهناك تقييمات لسمعة العلامة التجارية وعدد متابعيها والمهتمين بأخبارها والداعمين لها.
- تصميم نظام فعّال لمراقبة الأداء: تابع من خلال لوحة أداء شركتك وبنظرة واحدة عميقة يٌمكنك تحسين قراراتك الإدارية على كل المستويات؛ يمكنك ذلك من خلال منصة دفاتر
- الاستثمار في التكنولوجيا: بعد الثورة التقنية والرقمية التي نعيشها الآن، لا يمكن إدارة مؤسسة مستدامة وصامدة في وجه المنافسة الشرسة بدون اللجوء لأحدث التطورات التكنولوجية والاستعداد بحلول مبتكرة وسريعة لإدارة العمليات بدقة وكفاءة عالية.
- الالتزام بالمعايير الدولية والمحلية القانونية والاخلاقية: بدايةً من تحديد قيم المؤسسة وثقافة المؤسسة، ووثائق التعاون بين الموظفين وبين الشركة وشركائها وعملائها في كل المعاملات التبادلية.
- التعلّم المستمر: لا يوجد مدير ناجح غير مُطلع على تطورات الصناعة التي يعمل بها ومستجدات السوق، بل أيضًا يجب أن يكون قارئ جيد لدراسات الحالة السابقة ولتاريخ أعظم رجال أعمال العالم مثل Steve Jobs وغيره من الرجال الذين تركوا بصمة في سوق الأعمال لا يمكن أن تُنسى.
- لا تنسى أهمية تحفيز فريقك: الفريق هو لبنة الشركة الأساسية، وأن يبقى فريقك مؤمن بقيمك ويعمل بجد لأجلك أمر صعب تحقيقه إلا من خلال إدارة تتسم بالحفاظ على حقوق الموظفين وتُشجعهم للاستمرار والتطوير الذاتي من أجل المصلحة العامة للشركة ولبناء خبراتهم المهنية لأن تحقيق النجاح دائمًا مشترك.
سيهمك الاطلاع على مقال: 10 فوائد لاستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
ما هي أنواع المؤسسات؟
توجد العديد من أنواع المؤسسات ويمكن تصنيفها؛ إما على حسب الجهة التابعة لها أو حسب القطاع الذي تعمل فيه المؤسسة، حيث تنقسم المؤسسات حسب الجهة التابعة لها إلى:
1– المؤسسات العامة: وهي المؤسسات التي تديرها الحكومات المركزية أو المحلية، وتهدف إلى تقديم الخدمات العامة للمواطنين.
2- المؤسسات الخاصة: وهي المؤسسات التي تملكها وتديرها أفراد أو مجموعات من الأفراد، وتهدف إلى تحقيق الربح.
ويتمحور الفارق بين المؤسسات العامة والخاصة في الإدارة والتمويل، والملكية والهدف والرقابة.
ويتمحور الفارق بين المؤسسات العامة والخاصة في الإدارة والتمويل، والملكية والهدف والرقابة.
تقسيم أنواع المؤسسات حسب القطاع
بينما يتضمن التقسيم حسب القطاع الذي تعمل فيه المؤسسة، أنواع المؤسسات التالية:
1- المؤسسات الزراعية: وتشمل جميع المؤسسات التي تعمل في قطاع الزراعة، مثل المزارع والمشاتل والمصانع الزراعية وشركات الأسمدة والمبيدات الزراعية.
2- المؤسسات الصناعية: وتشمل جميع المؤسسات التي تعمل في قطاع الصناعة، مثل المصانع والشركات المصنعة للسلع المختلفة، مثل الأجهزة الكهربائية والسيارات والمواد الغذائية والأدوية والألبسة والأثاث.
3- المؤسسات التجارية: وتشمل جميع المؤسسات التي تعمل في قطاع التجارة، مثل المحلات والمتاجر والشركات التجارية والمولات التجارية.
4- المؤسسات الخدمية: وتشمل جميع المؤسسات التي تعمل في قطاع الخدمات، مثل الفنادق والمطاعم والمنتجعات السياحية وشركات النقل والشحن والتوصيل والمصارف، وشركات التأمين والمؤسسات الصحية والتعليمية.
5- المؤسسات الاجتماعية والثقافية: وتشمل جميع المؤسسات التي تعمل في قطاع الاجتماعي والثقافي، مثل الجمعيات الخيرية والمؤسسات الثقافية والمتاحف والمكتبات والمراكز الثقافية.
6- المؤسسات العلمية والتقنية: وتشمل جميع المؤسسات التي تعمل في قطاع العلم والتقنية، مثل المختبرات العلمية والشركات التكنولوجية والشركات الهندسية وشركات تصنيع البرمجيات.
7- المؤسسات الحكومية: وتشمل جميع المؤسسات التي تملكها وتديرها الحكومات المركزية أو المحلية، وتهدف إلى تقديم الخدمات العامة للمواطنين، مثل المؤسسات الصحية والتعليمية والشركات العامة.
قد يعجبك أيضا: كيف تبني مشروعا ناجحا : 11 خطوة لعمل دراسة جدوى احترافية
كيف تُساعد برامج إدارة المؤسسات في دفاتر في نجاح المؤسسة؟
برامج إدارة المؤسسات تُساعد على إدارة وتنظيم العمليات والإجراءات في المؤسسة بشكل فعال ومنهجي، مما يزيد من فاعلية العمل ويحسن من أداء المؤسسة بشكل كبير.
وتتيح منصة دفاتر العديد من الخدمات التي تُعد من أبرز البرامج الإدارية المتوفرة في السوق السعودي، والتي تساعد على تحسين أداء المؤسسات بشكل كبير، ومنها:
- إدارة الحسابات والمخزون بشكل فعال ودقيق، وتنظيم الفواتير والمدفوعات المالية.
- توفير نظام إدارة الموارد البشرية الشامل، والذي يتضمن تنظيم الرواتب والأجور، والإجازات، والتأمين الصحي والاجتماعي.
- توفير أدوات إدارة المشاريع والمهام، والتي تساعد على التخطيط والتنظيم والمتابعة والتقييم.
- توفير نظام إدارة العملاء والمبيعات، والذي يساعد على تنظيم العلاقات مع العملاء وتحسين خدمة العملاء.
- توفير نظام إدارة الجودة والمخاطر، والذي يتيح تحديد وتقييم المخاطر وتحسين جودة العمل.
- توفير نظام إدارة العقود والمستندات، والذي يساعد على تنظيم وإدارة العقود والمستندات بشكل فعال.
كما تتيح المنصة عدد من الأنظمة المخصصة حسب احتياجات مؤسستك يتم برمجتها وفقًا لمتطلبات العميل في حال طلبه لذلك.
باستخدام منصة دفاتر السعودية لإدارة مؤسستك، يمكنك تحسين فعالية العمل وتحسين أداء المؤسسة بشكل كبير، كما يمكن الاعتماد عليها في تنظيم جميع العمليات الإدارية المختلفة في المؤسسة.
تطبيقات لبرامج إدارة المؤسسات لمختلف الصناعات والقطاعات (في دفاتر)
يمكن استخدام برامج إدارة المؤسسات (ERP) في مجموعة متنوعة من الصناعات والقطاعات لتحسين الكفاءة والإنتاجية واتخاذ قرارات أكثر استنارة. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية استخدام ERP في مختلف الصناعات:
- الصناعة: يمكن استخدام ERP في صناعة التصنيع لتحسين تخطيط الإنتاج وإدارة المخزون ومراقبة الجودة.
- التجارة: لتحسين إدارة المبيعات وإدارة علاقات العملاء وإدارة القنوات.
- الخدمات: يتم استخدام ERP في الخدمات لتطوير إدارة الموارد البشرية وإدارة المشاريع وإدارة المرافق.
- الرعاية الصحية: يُستخدم لإدارة المرضى وإدارة الرعاية وإدارة الموارد المالية.
- الحكومة: لتحسين إدارة الإيرادات والنفقات وإدارة الممتلكات وإدارة الموارد البشرية.
- التعليم: لتطوير إدارة الطلاب وإدارة الفصول الدراسية وإدارة الموارد المالية.
- تأثير برامج إدارة المؤسسات على تحسين عمليات الأعمال واتخاذ القرارات
من الممكن ان تساعد هذه البرامج الشركات لتُحسن وتُطور الكفاءة والإنتاجية لاتخاذ قرارات اكثر استنارة ، كما يساهم نظام ادارة المؤسسات في تحسين عمليات الأعمال عن طريق تكامل العمليات، وتوفير الوقت والجهد، رؤية شاملة للبيانات فيؤدي ذلك الى زيادة الأرباح وتعزيز رضا العملاء وتحسين تجربة الموظفين.
أمثلة على نجاح الشركات في تطبيق برامج إدارة المؤسسات (ERP):
-
شركة Nike:
استعملت Nike برنامج إدارة سلسلة التوريد (SCM) لتطوير تخطيط الطلب وإدارة المخزون والنقل.كما أدى ذلك إلى زيادة دقة توقعات الطلب بنسبة 20٪ وانخفاض مستويات المخزون بنسبة 10٪.
-
شركة General Electric:
اختارت General Electric برنامج إدارة الموارد البشرية (HRMS) لتحسين إدارة التوظيف والتوظيف والتدريب والتطوير.وأدى ذلك إلى تقليل تكلفة التوظيف بنسبة 15٪ وزيادة الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 10٪.
-
شركة Coca-Cola:
استخدمت Coca-Cola برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) لتحسين إدارة المبيعات وإدارة علاقات العملاء.و انتج عن ذلك زيادة المبيعات بنسبة 20٪ وتحسين رضا العملاء بنسبة 15٪.
ملخص
نختتم بأن المدير الناجح هو من يأخذ ويكتسب المعلومات بشتى أنواعها من ناحية الإدارة والتنوع باستخدام برامج إدارة المؤسسات المرنة والسحابية التي تقلل الخطأ البشري وتحفظ بعيدا عن المحو. وبما أن عصرنا هو عصر التكنولوجيا التي تساعدك في مجالات عديدة، فتعلم أن تستخدمها للاكتساب منها نظرًا للفوائد والمجالات التي غطيناها في هذا المقال.
كيف تنجح في ادارة شركتك؟
- احرص على وضع رؤية ورسالة ومهمة واضحة للمؤسسة لتأطير العمل وتمسك بها.
- انتظم في تطوير خطط العمل المؤسسية وشاركها مع مُدراء الإدارات المختلفة لتحقيق التناغم في العمل بينهم.
- حافظ على قيمة الشفافية وشارك الموظفين والعملاء المعلومات من خلال عملية تواصل واضحة وتتبع سياسات حوكمة الشركة ولوائحها وتلتزم بوعودها.
- قمّ بتوفير التدريب والتطوير للموظفين، التكلفة التي ستُنفقها على تدريب موظفيك ستحصد أمامها ولائهم وكفاءتهم لإتمام عمليات الشغل.
- اهتم بتحليل بيانات المؤسسة لاتخاذ القرارات الإدارية الصائبة في كل مرة والتنبؤ بالأزمات قبل حدوثها وتطوير الإستراتيجيات لتحسين أوضاع الشركة أو حمايتها من تكبد خسارات كبيرة.
- تأكد من وجود نظام محاسبي متكامل لتحسين الإداء المالي، إذا كنت بالفعل تبحث عنه فقط جرب إيرادي الآن.
- طور خطط التوسع بشكل جيد وابدأ في تنفيذها من خلال عدد من مُدراء المشاريع أصحاب الكفاءة.
- تعامل مع المنافسة بذكاء وحكمة، يُمكنك تحييد كافة نقاط البيع الفريدة في منافسك والتفوق عليه من خلال التطوير المستمر.
- عليك بإدارة النزاعات بين الموظفين أو المُدراء، والتأكد أن بيئة العمل في مؤسستك صحية جدًا.
- حقق أكبر قدر من التعاونات والشراكات سواء مع مؤسسات خاصة أو حكومية.
- اهتم بنفسك بمتابعة أداء الإدارات وتأكد اتباعهم أحدث الأساليب المتطورة لتحسين العمل، وتقبل رغبات ومتطلبات موظفيك التقنية والتكنولوجية لأنها في الأساس لمصلحة عملك ومؤسستك.
- ومن أهم النصائح أيضًا هي استخدام الحلول الرقمية لتحسين عمليات شركتك وتبني كل ما يُساهم في أتمتة العمليات المعقدة والدقيقة في مؤسستك.
