10 فوائد لاستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات 

في إحدى مقولات ‘بيل جيتس’ يقول: “إن آلية جمعك للمعلومات وكيفية إدارتها واستخدامها هو ما يحدد إذا كنت ستربح أم تخسر.”

تشير المقولة السابقة إلى أن الطريقة التي يجمع بها الفرد أو المنظمة المعلومات ويتعامل معها ويستخدمها أمر محوري في تحقيق نتائج إيجابية. في سياق الأعمال وصنع القرار، يؤكد الاقتباس على أهمية الإدارة الفعالة للبيانات كعامل أساسي في تحقيق النجاح.

في هذا المقال سنتناول عوامل اختيار نظام ERP الأنسب لمنشأتك والتحديات التي قد تواجهها، حيث يُعد فهم تعقيدات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هو المفتاح لاستكشاف إمكانياتها الكاملة.

 

كيف تختار نظام ERP ملائم لإدارة شركتك؟

يُعد اختيار أفضل نظام ERP لمنشأتك قرار استراتيجي يتطلب اهتمامًا دقيقًا. يسهم تحديد نظام ERP الأمثل في تحسين استخدام الموارد، وتبسيط العمليات، وتوفير الوقت والتكاليف، دون تضييع الوقت أو الموارد في الاتجاه الخاطئ.

 

للمزيد إقرأ مقال: ما هي وحدات ERP الأساسية؟ (الدليل الكامل في 2024)

 

لتعزز قدرتك على التكيف مع التغيرات وتحقق التميز التنافسي، إليك أهم الخطوات والعوامل لاختيار نظام ERP مناسب لمنشأتك:

1- حدد متطلبات أعمالك بدقة:

حدد احتياجات وأهداف منشأتك بوضوح لضمان توافق أهدافك مع نظام ERP.

2- ضع الميزانية المناسبة:

حدد ميزانية واقعية لتوجيه اختيار نظام ERP، مع مراعاة تكاليف الترخيص والتنفيذ والصيانة المستمرة، وابدأ في البحث عن موردي خدمات الـ ERP ذوي الخبرة المناسبة لمجال عملك.

3- اختر نظام لديه بعض الخصائص الأساسية كما يلي:

• قابلية التوسع والتخصيص: اختر نظامًا ERP يتوسع مع نمو عملك لتجنب الحاجة المتكررة لتغييرات النظام، وقيم قدرات تخصيص النظام لضبطه وفقًا لعمليات عملك الخاصة.
•  نظام ERP يتكامل بسلاسة مع البرامج والأجهزة الحالية لديك لضمان عمليات سلسة.
• ميزات أمان قوية لحماية البيانات الحساسة.
• الامتثال لقوانين العمل في مجالك.
• واجهة مستخدم سهلة الاستخدام لتعزيز معدلات الاعتماد وتقليل جهود التدريب.
• الوصول عبر الهواتف المحمولة وإمكانية العمل عن بُعد.
•  مستوى متقدم من الدعم والتدريب.
• توافر الجدول الزمني للتنفيذ.
• التحديثات والتحسينات المستمرة لضمان تحديث النظام. 

4- قم بتجربة واختبار النظام للتأكد من ملائمته لاحتياجك:

اطلب عرضًا تجريبيًا أو نسخة تجريبية لتجربة وظائف نظام ERP بنفسك قبل اتخاذ الالتزام ونقل أعمالك.

أخيرا، فريق اتخاذ القرار:

شكّل فريقًا متعدد الوظائف مع ممثلين من قسم تكنولوجيا المعلومات والمالية والعمليات والأقسام ذات الصلة، لتقييم واختيار أفضل حل لنظام ERP يناسب متطلبات منشأتك

 

تعرف على أفضل نظام ERP مرن وملائم لكافة احتياجات مؤسستك من دفاتر

شاهد المزيد

 

فوائد انظمة تخطيط موارد المؤسسات:

يقدم استخدام نظام ERP بفعّالية الكثير من الفوائد المتعددة للمؤسسة، والتي تتجاوز مجرد زيادة الكفاءة التشغيلية، مما يساعد على النمو المُستدام والتفوق التنافسي في ديناميكية السوق التجاري الحالي. فيما يلي أهم ١٠ فوائد لاستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات:

1- تيسير العمليات التشغيلية

يجمع نظام ERP بين مختلف عمليات الأعمال -كإدارة المخزون، والمحاسبة، والموارد البشرية، وغيرها- في نظام متكامل واحد. تقلل هذه المركزية من التكرار وتعزز سير العمل بشكل أكثر تناغمًا؛ على سبيل المثال، يسمح نظام ERP القوي للأقسام المختلفة بالوصول إلى المعلومات ومشاركتها لحظيًا، مما يقلل من التأخير الناتج عن إدخال البيانات يدويًا أو من خلال الأنظمة المتفرقة.

2- زيادة إنتاجية الأعمال

يعمل نظام ERP الفعّال على تحسين إنتاجية العمالة بشكل كبير، من خلال أتمتة المهام المتكررة وتوفير واجهة موحدة لإدارة الوظائف المختلفة، حتى يتمكن الموظفين من التركيز أكثر على المهام الاستراتيجية بدلاً من قضاء الوقت في إدخال البيانات يدويًا أو مطابقة المعلومات في أنظمة مختلفة. تؤدي هذه الكفاءة الإنتاجية إلى استخدام أفضل للموارد وإنهاء المهام بشكل أسرع.

3- تحسين عملية اتخاذ القرارات

توفر أنظمة ERP المؤثرة بيانات شاملة ودقيقة من خلال أدوات التقارير والتحليلات المتقدمة مثل؛ الوصول الفوري إلى المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs)، والتقارير المالية والمقاييس التشغيلية.

يستطيع مديرو الأعمال وأصحاب المصلحة اتخاذ قرارات قائمة على البيانات بسرعة، استنادًا إلى معلومات دقيقة ومحدثة، واكتساب رؤى استراتيجية حول نقاط القوة والضعف التشغيلية، مما يمكنهم من ضبط الاستراتيجيات والابتكار والحفاظ على قدرة المؤسسة التنافسية في السوق، والتخطيط للمستقبل بفعالية.

4- تقليل تكاليف العمليات

على الرغم من أن تنفيذ نظام ERP ينطوي على استثمار أولي، إلا أن التوفير في التكاليف على المدى الطويل كبير. تساعد هذه الأنظمة في خفض التكاليف التشغيلية عن طريق القضاء على العمليات اليدوية، وتقليل الأخطاء وتحسين مستويات المخزون، وتقليل التكاليف الإدارية، وتجنب التكرار غير المُجدي.

5- تحسين خدمة العملاء

غالبًا ما تتضمن أنظمة ERP وحدات إدارة علاقات العملاء “CRM” التي تركز على توحيد معلومات العملاء. تسمح هذه التكاملات برؤية شاملة لتفاعلات العملاء، مما يتيح الاستجابة بشكل أسرع وتقديم خدمات مخصصة، وتحسين الرضا العام للعملاء، كما يتمتع الموظفون في جميع الأقسام بالوصول إلى نفس بيانات العميل، مما يمكن من نهج أكثر تنسيقًا وتوجهًا نحو العميل.

إقرأ أيضا: كيف تعمل أنظمة ERP؟ شرح بالخطوات

6- زيادة التعاون

يعزز نظام ERP الفعّال التعاون عن طريق كسر حواجز الاتصال بين الأقسام، حيث يتمكن الموظفون من الوصول بسهولة إلى البيانات المشتركة والتعاون في المشاريع أو المهام، مما يؤدي إلى تحسين العمل الجماعي والكفاءة في تحقيق أهداف المؤسسة.

7- معلومات موحدة ومتكاملة

يضمن نظام ERP القوي تماسك وموثوقية البيانات من خلال توحيد المعلومات على مستوى إدارات المؤسسة. بوجود مصدر واحد للبيانات، يمكن تقليل الأخطاء الناجمة عن عدم تناسق البيانات، كما يعزز هذا التدفق المعلوماتي الموحد الشفافية التشغيلية ودقة اتخاذ القرارات.

8- حماية البيانات الحساسة وضمان سلامتها

تقدم منصات ERP القوية تدابير أمان قوية مثل ضوابط الوصول استنادًا إلى الأدوار، وبروتوكولات التشفير، وتحديثات النظام المنتظمة، مما يعزز الدفاع ضد التهديدات السيبرانية والوصول غير المصرح به، كما تدعم هذه الأنظمة الأرشفة الإلكترونية وتسهل الامتثال للمعايير الصناعية، مما يعزز حماية المعلومات القيمة ويعزز الثقة بين أصحاب المصلحة، ويحمي سمعة المؤسسة.

9-  الامتثال لقوانين العمل التنظيمية

غالبًا ما تأتي أنظمة ERP ذات الكفاءة مٌزودة بميزات الامتثال التي تساعد في تلبية المتطلبات القانونية، حيث يمكنها إنشاء تقارير دقيقة مطلوبة من قبل الهيئات التنظيمية المختلفة، مما يضمن التزام المؤسسة بالمعايير والقوانين الصناعية.

10-  التطور والنمو المُستدام

صُممت أنظمة ERP المؤثرة لتتكيف مع نمو المؤسسة. مع توسع الأعمال أو تنويعها، يمكن توسيع نظام ERP بسهولة لتلبية الطلبات المتزايدة دون اضطرار إلى تغييرات كبيرة.

 

اقرأ أكثر عن أهم ٧ خصائص أساسية لنظام ERP متكامل والتي تسهم في تحقيق الكفاءة والتكيف والامتثال في عمليات نظام ERP. 

 

عيوب نظام ERP .. متى يفشل النظام؟

في بعض الأحيان، قد تمثل نظم تخطيط موارد المؤسسة (ERP) عقبات كبيرة للمؤسسات التي تهدف إلى تبسيط عملياتها وتعزيز الكفاءة. يُعد فهم الأسباب الجذرية لهذه الإخفاقات أمر بالغ الأهمية في وضع استراتيجيات لتجنبها أو التخفيف من تأثيرها، مما يضمن عملية تنفيذ أكثر نجاحًا وسلاسة.

 يمثل الإخفاق مجموعة من تحديات التنفيذ والاستخدام؛ بدءً من التخطيط غير الكافي وقلة تدريب المستخدمين إلى مشاكل هجرة البيانات ومقاومة التغيير داخل ثقافة المؤسسة. قد يحدث فشل في أنظمة ERP نتيجة لأسباب متعددة وبعض عيوب النظام، ومن هذه الأسباب:

• ضعف في التنفيذ والتخطيط

 قد يؤدي التخطيط غير الكافي، والتنفيذ العاجل، أو عدم توافق النظام مع أهداف المؤسسة إلى فشل أنظمة ERP، كما قد تؤدي قلة التدريب ومقاومة الموظفين للتغيير أيضًا إلى عدم نجاح التنفيذ.

• نقص دعم الإدارة العليا

 بدون دعم قوي ومشاركة فعالة من إدارة القمة، قد تواجه مشاريع أنظمة ERP تحديات في الحصول على الموارد اللازمة، أو اتخاذ القرارات الحاسمة، أو تعزيز ثقافة ملائمة للتغيير.

• عدم كفاية إدارة التغيير

 قد يتسبب مقاومة التغيير داخل المؤسسة في إخفاق مشاريع أنظمة ERP. عدم القدرة على توضيح فوائد النظام أو معالجة مخاوف الموظفين بشأن العمليات الجديدة يمكن أن يعيق الاعتماد على النظام الجديد.

• قلة التخصيص أو الزيادة فيه

 يمكن أن تجعل الزيادة في التخصيص النظام معقدًا وصعب الصيانة، بينما قد لا يتناسب التخصيص غير الكافي مع الاحتياجات العملية المحددة.

• تحديات هجرة البيانات والتكامل

 تكامل الأنظمة القديمة، ونقل البيانات بدقة، وضمان التوافق مع الأنظمة الحالية يمكن أن يكون معقدًا. قد تؤدي مشكلات هجرة البيانات أو فشل التكامل إلى تعطيل العمليات.

• مشاكل اختيار مورد الخدمة والدعم الفني

يمثل اختيار مورد خدمة غير مناسب أو حلول لا تتناسب مع احتياجات المؤسسة عائقًا في تحقيق نتائج مرجوة، حيث يؤثر الدعم التقني الضعيف أو نقص التحديثات على وظائف النظام وقابليته للتكيف.

• قلة الاختبار والتقييم

يسبب تخطي الاختبار أو الاختبار غير الكافي قبل نشر النظام إلى أخطاء أو عيوب غير متوقعة، ومشاكل أداء قد تؤثر على العمليات اليومية.

• تجاوزات التكاليف وسوء إدارة الميزانية

قد تتجاوز مشاريع أنظمة ERP التكاليف المخصصة بسبب مصاريف غير متوقعة أو سوء إدارة الميزانية، وقد تعرض تجاوزات التكاليف الموارد لضغوط وتقيد نجاح المشروع.

• توقعات غير واقعية

يؤدي وضع توقعات غير واقعية حول قدرات النظام أو الجدول الزمني أو النتائج إلى الإحباط وعدم الرضا، مما قد يجعل مشروع ERP غير ناجح.

 

ندعوك اليوم للتعرف على باقاتنا المتنوعة من دفاتر ، لتستفد من المرونة والتكيف الذي نقدمهما بما يتناسب مع مؤسستك سواء كانت صغيرة، متوسطة أو كبيرة

هنا

مُلخص
يعتبر اختيار النظام المناسب لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) أمر بالغ الأهمية للشركات. تكمن أهمية الاختيار الحكيم ليس فقط في الوظائف، بل في دفع عملك نحو مستقبل ناجح وقوي في سوق متغيرة باستمرار.

يتطلب التنقل في مجال نظم ERP فهمًا شاملاً للميزات وعملية الاختيار وتأثيرات النظام المختار، حيث يفتح النظام المنجز بنجاح الباب أمام الكفاءات وتعزيز صنع القرارات، ويدفع الشركات نحو النمو والتفوق التنافسي، بينما على الجانب الآخر، تؤدي الأخطاء في الاختيار أو التنفيذ إلى اضطرابات وضغوط مالية.

لذا، ليس اختيار النظام المناسب مجرد اختيار، بل هو استثمار استراتيجي يشكل مستقبل المؤسسة، حيث إنه يُحدث ثورة في سير العمل، ويمنح القدرة على استخدام الموارد بكفاءة، ويضع الأسس للنمو المُستدام.  

 

ما هو نظام ERP للموارد البشرية؟

يشير نظام الموارد البشرية لتخطيط موارد المؤسسات إلى الوحدة النمطية داخل الـ ERP، والتي تركز بشكل خاص على إدارة وتحسين العمليات المتعلقة بالموارد البشرية داخل المؤسسة. تدمج هذه الوحدة وظائف الموارد البشرية المختلفة في نظام مركزي، وتعمل على تبسيط المهام الإدارية وتعزيز إدارة القوى العاملة والكفاءة التنظيمية الشاملة.