تحولت نظم تخطيط موارد الشركات ERP إلى أساس في كيفية إدارة الشركات لمختلف الأقسام والوظائف. تطورت نظم ERP لتتجاوز مجرد تبسيط العمليات وتصبح وظائف النظام لا غني عنها؛ لتغير طريقة عمل الموظفين وتعاونهم ومساهمتهم عبر الأقسام.
في هذا المقال، سنتناول الدور المحوري الذي تلعبه وظائف نظام ERP وتأثيرها الكبير على الموظفين في مختلف أقسام المؤسسة؛ كإدارة المخزون والموارد البشرية، والمالية، والإنتاج، وسلسلة التوريد، وغيرها.
ما هي الوظائف التي يحسنها نظام ERP?
تتبع إدارة المخزون (مدير المخازن)
يؤثر نظام ERP إيجابيًا على الموظفين في تتبع المخزون من خلال تبسيط العمليات، وتوفير الوصول إلى البيانات بشكل لحظي وتحسين التعاون، وتمكين اتخاذ القرارات بشكل أفضل. وفيما يلي كيفية تأثير نظام ERP على الموظفين في تتبع المخزون:
- يقوم نظام ERP بأتمتة عمليات تتبع المخزون، مما يقلل من الجهد اليدوي والأخطاء المتكررة. تعزز أتمتة العمليات الدقة في تسجيل مستويات المخزون وحركاته، مما يتيح للموظفين التركيز على المهام الاستراتيجية أكثر.
- يوفر نظام ERP رؤية لحظية لمستويات المخزون ومواقعه وحركاته في جميع أنحاء المؤسسة، حيث يتمكن الموظفون من الوصول إلى المعلومات المحدثة فوريًا، مما يتيح اتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بإدارة المخزون وإعادة الطلب.
- يعزز نظام ERP التعاون بين الأقسام من خلال تركيز بيانات المخزون. يمكن للموظفين –من أقسام مختلفة– الوصول إلى نفس المعلومات، مما ييسر التواصل والتنسيق بشأن المهام المتعلقة بالمخزون.
- من خلال البيانات التاريخية وإمكانيات التحليلات، يساعد نظام ERP الموظفين على إعداد تنبؤات أفضل حول احتياجات المخزون المستقبلية، وهذا يمكنهم من التخطيط بشكل أفضل لتقلبات الطلب ومنع نقص أو زيادة المخزون.
- يقوم نظام ERP بأتمتة إجراءات سير العمل المتعلقة بإدارة المخزون، مما يقلل من أوقات دورة المخزون لمهام مثل معالجة الطلبات وإعادة التعبئة والتصالح مع المخزون. تسمح هذه الكفاءة للموظفين بإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل.
- يضمن نظام ERP الامتثال مع اللوائح من خلال الحفاظ على دقة سجلات المخزون، ويساعد الموظفين في إنشاء تقارير وفحوصات دقيقة، مما يبسط المهام المتعلقة بالامتثال ويقلل من احتمالية الأخطاء أو التباينات.
المحاسبة والمالية: متابعة الأمور المالية وإعداد التقارير المالية (المحاسب)
تؤثر أنظمة ERP بشكل كبير على الموظفين في أقسام المحاسبة والمالية، من خلال تطوير كيفية إدارة البيانات المالية وتجهيزها وتحليلها، وبالتبعية تسمح للموظفين المساهمة بشكل أكبر وبشكل استراتيجي في الصحة المالية والنمو للمؤسسة، حيث تعمل هذه الأنظمة على:
- أتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات والمصالحة، مما يفتح المجال أمام الموظفين لتخطيط مالي استراتيجي وتحليلي.
- الوصول السريع إلى معلومات مالية مركزية، مما يتيح لمديري المالية اتخاذ قرارات مدروسة وسريع، وتعزيز الرؤية المالية والتحكم فيها.
- تبسيط عمليات تحليل البيانات وإنشاء التقارير، مما يضمن الامتثال للمعايير التنظيمية ويبسط إجراءات عمليات مراجعة الحسابات على مدققي الحسابات.
- تعزيز التعاون بين الفرق، مما يتيح التواصل السلس وتبادل البيانات والشفافية بين الموظفين في إدارات المحاسبة والمالية ووحدات المؤسسة الأخرى.
إدارة سلسلة التوريد
تترك أنظمة ERP أثرًا عميقًا على الموظفين المشاركين في إدارة سلسلة التوريد، حيث تعيد تشكيل طريقة إدارتهم للعمليات اللوجستية والمخزون، وبالتالي تحسين أداء سلسلة التوريد، وذلك من7 خلال:
- أتمتة مختلف عمليات سلسلة التوريد وتحقيق التكامل بينها، مما يحسّن مستويات المخزون وعمليات الشراء والتوزيع.
- يستفيد الموظف من سير عمل أكثر اتساقًا، من خلال توفير رؤية دقيقة إلى مستويات المخزون وأداء الموردين وتتبع الشحنات.
- القدرة على اتخاذ القرارات بسرعة من خلال توفير تحليلات شاملة للبيانات، مما يُسهم في توقعات الطلب وتخطيط المخزون.
- تعزيز التعاون بين فرق سلسلة التوريد والأقسام الأخرى من خلال مركزية المعلومات، مما يدعم التواصل والتنسيق بشكل أفضل.
إدارة الموارد البشرية
تؤثر نظم ERP بشكل كبير على موظفي إدارة الموارد البشرية من خلال تحويل العمليات التقليدية المُعقدة إلى عمليات مبسطة ومستندة إلى البيانات. إليك بعض الفوائد التي تعود على مديري الموارد البشرية من استخدام نظام ERP داخل إدارة الموارد البشرية:
- أتمتة مهام الموارد البشرية الروتينية مثل معالجة الرواتب وإدارة المزايا، مما يوفر الوقت على الموظف ويقلل من الأخطاء اليدوية.
- مركزية البيانات من خلال تسجيل وحفظ بيانات الموظفين في مكان واحد، يجعلها سهلة الوصول ومحدثة وآمنة لفريق إدارة الموارد البشرية، وبالتالي تبسيط العملية الإدارية والحفاظ على سجلات الموارد البشرية.
- تحليلات وتقارير لحظية، ما يسمح لمديري الموارد البشرية اتخاذ قرارات موضوعية للتخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة وإدارة المواهب.
- التواصل الفعّال بين إدارة الموارد البشرية والأقسام الأخرى، مما يتيح التعاون السلس في المسائل المتعلقة بالموظفين.
- ضمان الامتثال للممارسات في إدارة الموارد البشرية بالتوافق مع اللوائح القانونية من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة وتبسيط إجراءات الامتثال.
للمزيد إقرأ مقال:
وظائف نظام ERP في إدارة الموارد البشرية
التخطيط والإنتاج
يؤثر نظام تخطيط موارد الشركات (ERP) بشكل كبير على موظفي التخطيط والإنتاج مما يعزز الكفاءة وجودة الإنتاج، حيث يساهم في:
- تحسين الإنتاجية وتحسين تخطيط وإدارة الإنتاج، مما يزيد من كفاءة العمليات ويقلل من الفاقد.
- تحسين التواصل والتنسيق بين موظفي التخطيط والإنتاج وباقي الأقسام، مما يعزز سلاسة سير العمل.
- التخطيط الدقيق استنادًا إلى بيانات دقيقة وتحليلات قوية تسمح لموظفي التخطيط من التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية وتخطيط الإنتاج بشكل أفضل.
- تحسين سلاسل الإمداد وتعزيز التعاون مع الموردين، مما يؤدي إلى تحسين جودة المنتج ومعدل وقت التسليم.
التسويق والمبيعات
تؤثر أنظمة ERP بشكل كبير على موظفي المبيعات والتسويق من خلال تطوير طريقة إدارتهم لعلاقات العملاء وعمليات البيع واستراتيجيات التسويق مما يؤدي في النهاية إلى زيادة المبيعات وتحقيق استراتيجيات تسويق أكثر فعالية. فيما يلي، نوضح الطرق المتنوعة التي يشكّل بها نظام ERP مسؤوليات الموظفين في هذا القطاع:
- تحسين رؤى العملاء حيث يوفر نظام ERP وصولاً إلى بيانات العملاء الشاملة، مما يتيح لفرق المبيعات والتسويق فهمًا أفضل لتفضيلات العملاء وسلوكهم.
- تسهيل عمليات البيع من خلال توحيد عمليات البيع، بدايةً من توليد العملاء المحتملين حتى تنفيذ الطلبات، مما يحسن الكفاءة ويقلل من المهام اليدوية.
- تعزيز حملات التسويق عبر تحليل بيانات العملاء واتجاهات السوق، وتصميم حملات تسويق مستهدفة، مما يزيد من فعاليتها.
- تعزيز التعاون بين أقسام المبيعات والتسويق والأقسام الأخرى، مما يسهل مشاركة المعلومات والجهود المتناسقة.
- توفير تقارير لحظية باستخدام تحليلات البيانات، مما يمكن محترفي المبيعات والتسويق من اتخاذ قرارات مبنية على البيانات بسرعة.
إدارة العلاقات مع العملاء (CRM)
إن تأثيرات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على موظفي إدارة علاقات العملاء كبيرة بشكل ملحوظ، وذلك ضمن تأثير نظم ERP على تحويل طريقة التعامل مع تفاعلات العملاء وعمليات البيع، وبيانات العملاء. إليك بعض الطرق التي يؤثر بها نظام ERP على موظفي إدارة CRM:
- تعزيز الرؤى حول العملاء حيث يقوم نظام ERP بتجميع بيانات العملاء من مصادر مختلفة، مما يوفر رؤية شاملة تُمكّن الموظفين من فهم أفضل لسلوكيات وتفضيلات العملاء.
- تسهيل خطوط البيع، حيث يدمج نظام ERP عملية البيع مع CRM، بتوحيد عمليات توليد العملاء المحتملين، وتتبع تفاعلات العملاء، وإدارة فرص البيع بشكل أكثر كفاءة.
- تحسين خدمة العملاء من خلال مركزية معلومات العملاء، ليضمن الموظفون أن لديهم وصول سهل إلى بيانات دقيقة، مما يُمكّنهم من تقديم خدمة عملاء أفضل وأكثر تخصيصًا.
- اتخاذ القرارات استنادًا إلى البيانات باستخدام تحليلات النظام الفورية، حيث تُمكّن محترفي CRM من اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على البيانات في استراتيجيات جذب العملاء وتعزيز الخدمات.
- تعزيز التعاون بين الأقسام؛ مثل المبيعات والتسويق وخدمة العملاء، مما يُسهّل التواصل ويُحسّن تجربة العملاء.
- وبشكل عام، يُحسّن نظام ERP العمليات المتعلقة بإدارة علاقات العملاء، ويُثري العلاقات مع العملاء، ويُحسّن جودة الخدمة، ويُيسّر استراتيجيات قائمة على البيانات، مما يضمن رضا العملاء واستمرار تواجدهم وولائهم للمؤسسة.
للاطلاع ع المزيد يمكنك قراءة مقال: ما هو برنامج ادارة علاقات العملاء CRM
التقارير وتحليل البيانات
تؤثر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بصورة ملموسة على كفاءة الموظفين وتبسيط العمليات التنظيمية، من خلال توفير التقارير وتحليلات البيانات وتزويد الموظفين داخل المؤسسة بأدوات وموارد مُحسّنة لاتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات وللحصول على رؤى شاملة. فيما يلي بعض الامتيازات التي تضيفيها أنظمة ERP على موظفي الشركات في هذا الجانب:
- تقديم أدوات التقارير المتقدمة لتتيح للموظفين إنشاء تقارير مفصلة ومخصصة بكفاءة.
- الوصول إلى تحليلات البيانات المباشرة، مما يُمكّن الموظفين من تحليل المعلومات بسرعة واتخاذ قرارات مستنيرة.
- دقة البيانات وسلامتها، مما يقلل من الأخطاء في التقارير ويعزز موثوقية التحليلات.
- تحليلات التنبؤ عبر استخدام البيانات التاريخية والخوارزميات المعقدة، وتبعًا لذلك تسهيل تحليلات التنبؤ التي تساعد في التنبؤ بالاتجاهات واتخاذ القرارات الإدارية الاستباقية.
إدارة الجودة
تؤثر أنظمة ERP تأثيرًا بالغًا على موظفي مراقبة الجودة من خلال تطوير طريقة إدارة الجودة وصيانة جودة المنتج. ضمن هذا النطاق، تعمل أنظمة ERP على إحداث تأثيرات متنوعة على أدوار الموظفين داخل إدارة الجودة من خلال:
- العمليات الموحدة حيث يضمن نظام ERP إجراءات موحدة لمراقبة الجودة، مما يعزز التناسق في تقييم جودة المنتجات.
- مراقبة مباشرة لعمليات الإنتاج، مما يتيح التعرف السريع والتصحيح الفوري لمشاكل الجودة.
- الرؤى المستندة إلى البيانات، ما يوفر وصولًا سهلًا إلى البيانات ذات الصلة بالجودة، مما يساعد في تحليل الاتجاهات واتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين جودة المنتجات.
- الالتزام بالمعايير الجودة والمتطلبات التنظيمية.
- تعزيز التعاون بين الأقسام، مما يضمن التواصل الأفضل والتنسيق لمبادرات تحسين الجودة.
التكامل: تكامل مختلف العمليات والأقسام داخل المؤسسة
يتجلى تأثير أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على القوى العاملة في دمج مختلف العمليات والأقسام على مستوى إدارات المؤسسة، معززًا البنية التنظيمية بشكل أكثر سلاسة وكفاءة. فيما يلي عدة تأثيرات لنظام ERP على الموظفين العاملين بشكل عام:
- دعم التواصل حيث يعزز نظام ERP التواصل عبر توفير منصة مركزية لمشاركة المعلومات والتحديثات بين الأقسام المختلفة، مما يتيح التنسيق السلس والعمل الجماعي لتحقيق الأهداف المشتركة.
- عمليات موحدة عبر الأقسام، مما يضمن التناسق والقضاء على المهام الزائدة.
- رفع الإنتاجية من خلال أتمتة العمليات والحد من المهام اليدوية.
- توفير أدوات التقارير الشاملة، مما يسمح للموظفين بإنشاء تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب عبر الأقسام.
- التوافق الاستراتيجي وتوافق الأهداف بين الأقسام وأهداف المؤسسة بشكل عام، مما يضمن أن الجميع يعمل نحو رؤية استراتيجية واحدة.
- استخدام الموارد بكفاءة عن طريق تخصيص الموارد، مما يضمن استخدام فعّال للعمالة والمواد والأصول.
- إدارة التغيير حيث يشجع تنفيذ نظام ERP على ثقافة التكيف، مما يجهز الموظفين للتغييرات والتطورات داخل المؤسسة.
مُلخص
في الأساس، تعمل أنظمة ERP كنموذج هندسي يعيد تعريف كيفية عمل الشركات، ومع ذلك، تعزز وظائف نظام ERP الكفاءة والتواصل، وتؤثر بشكل عميق على أدوار الموظفين وطريقة تفاعل الموظفين وأدائهم للمهام والتعاون بينهم عبر مختلف الأقسام.
تحول أنظمة ERP المؤسسات نحو مجال قائم على البيانات، مما يمكّن صنع القرارات وتعزيز التعاون. ومع ذلك، هذا التحول ليس سهلاً؛ إذ يتطلب تغييراً ثقافياً وتكيفًا مستمرًا. في النهاية، يتوقف نجاح نظام ERP على تسيير هذا التحول، ومواءمة تطور التكنولوجيا مع أخلاقيات تركيز الإنسان، مما يدفع المؤسسات نحو مستقبل تعاوني مرن.
