وظائف نظام ERP في إدارة الموارد البشرية

في سياق الثورة الرقمية، أحدّث التكامل بين أنظمة نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة الموارد البشرية (HR) تغييرًا شاملًا في إدارة القوى العاملة. من تبسيط العمليات الشخصية إلى تعزيز اتخاذ القرارات القائمة على البيانات، يحمل وظائف ERP في إدارة الموارد البشرية القدرة على تغيير كيفية إدارة المؤسسات لأثمن أصولها – موظفيها. 

يستكشف هذا المقال دور أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية، ويسلط الضوء على الفوائد والتحديات والاعتبارات الحاسمة المتشابكة في هذا التكامل التكنولوجي. 

 اقرأ أيضا: ما هي الموارد البشرية؟

 

وظائف ERP في قسم الموارد البشرية 

تضم وظائف نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في إدارة الموارد البشرية مجموعة من الوظائف المصممة لتبسيط وتحسين العمليات المتعلقة بالموارد البشرية داخل المؤسسة، وتحسين دقة البيانات وتعزيز مشاركة الموظفين داخل المؤسسة. تشمل بعض الوظائف الرئيسية لنظام ERP في إدارة الموارد البشرية: 

1- التوظيف والتأهيل (Recruitment& Onboarding) 

يسهل نظام ERP العملية التوظيفية من خلال إدارة الوظائف المتاحة، وتتبع المتقدمين للوظائف، وعملية تأهيل الموظفين الجدد، من خلال التركيز على تخزين بيانات المرشحين، وتبسيط جدولة المقابلات، ويتمتع بالقدرة على تلقين عملية التأهيل. 

2- إدارة معلومات الموظفين (Employee Information Management)  

يقوم نظام ERP بتخزين وإدارة بيانات شاملة عن الموظفين، بما في ذلك التفاصيل الشخصية، ومعلومات الاتصال، والوظائف الوظيفية، والمهارات، والتقييمات الأدائية، وسجلات الحضور. يضمن هذا القاعدة البيانات المركزية دقة البيانات وسهولة الوصول إليها. 

3- إدارة الرواتب (Payroll Management)

يقوم نظام ERP بتلقين عمليات دفع الرواتب من خلال حساب الرواتب، والحسومات، والضرائب، والفوائد بدقة. يضمن الامتثال للوائح العمل ويسهل دفع الرواتب في الوقت المناسب. 

4- إدارة الأداء (Performance Management) 

يساعد أنظمة ERP في وضع أهداف الأداء، ومتابعة التقدم، وإجراء استعراضات الأداء. يوفر أدوات للمديرين والموظفين لمراقبة الإنجازات وتحقيق أهداف فردية تتوافق مع الأهداف التنظيمية. 

5- التدريب والتطوير (Training and Development) 

 يدير أنظمة ERP برامج التدريب للموظفين عن طريق تتبع الاحتياجات التدريبية، وجدولة الجلسات، ومراقبة تقدم الموظفين. يساعد في تحديد الثغرات في المهارات وتخطيط المبادرات التطويرية. 

6- خدمة الموظفين الذاتية (Employee Self-Service) 

 يقدم نظام ERP بوابات خدمة ذاتية للموظفين حيث يمكن للموظفين الوصول إلى بياناتهم الشخصية، ومشاهدة كشوف الرواتب وطلب الإجازات، والمشاركة في استعراضات الأداء، مما يعزز التفاعل والكفاءة. 

 

ما أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP في إدارة شئون الموظفين؟ 

تكمن أهمية نظام الـ ERP في إدارة الموارد البشرية في قدرته على تحويل العمليات التقليدية لإدارة الموارد البشرية من خلال مركزية البيانات وأتمتة العمليات الأساسية.  

تدمج أنظمة ERP وظائف الموارد البشرية في منصة موحدة وتجمع معلومات الموظفين، وعمليات التوظيف وإدارة الرواتب وتقييم الأداء، والتدريب ضمن نظام شامل واحد، حيث يعزز هذا التجميع دقة البيانات وسهولة الوصول إليها. 

إقرأ عن :التحديات التي تواجه إدارة الموارد البشرية

يساعد نظام ERP لإدارة الموارد البشرية على: 

• تعزيز التواصل والمشاركة الفعالة للموظفين. 
• إمكانية اتخاذ قرارات مدروسة من خلال توفير رؤى فورية في بيانات العمالة، مما يساعد في إدارة المواهب وتخطيط الاستمرارية والامتثال للقوانين.  
• تبسيط العمليات التشغيلية، مما يتيح لمديري الموارد البشرية التركيز على بناء استراتيجيات فعّالة بدلاً من المهام الإدارية المتكررة. 
• التكيف بمرونة مع احتياجات العمل المتغيرة وتحقيق النمو المُستدام. 

 

مزايا نظام الـ ERP في تنظيم قسم الموارد البشرية 

تُعد أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية أساسية في تحقيق مركزية البيانات، وتحسين العمليات لإدارة الموارد البشرية، وأخيرًا تعزيز كفاءة وإنتاجية العمل، وذلك من خلال توفير مزايا رئيسية كنظام ERP فعّال: 

1- قاعدة بيانات مركزية 

تجمع أنظمة ERP جميع بيانات الموظفين في قاعدة بيانات واحدة، مما يضمن دقة وسهولة الوصول إلى المعلومات مثل التفاصيل الشخصية والمسمى والوصف الوظيفي، وتقارير الأداء وسجلات الحضور. 

2- تبسيط العمليات 

 تعمل ERP لإدارة الموارد البشرية على أتمتة وتبسيط العمليات التشغيلية لإدارة الموارد البشرية، بما في ذلك؛ توظيف وتأهيل الموظفين، وإدارة الرواتب والتدريب، وتقييمات الأداء. في النهاية، يوفر هذا التبسيط الوقت ويعزز الكفاءة. 

3-تحسين عملية اتخاذ القرارات 

يُمكِّن الوصول إلى بيانات الموظفين الشاملة والدقيقة مديري الموارد البشرية، من اتخاذ قرارات مدروسة بشأن إدارة المواهب وتطوير المهارات، وتوزيع الموارد، وتخطيط القوى العاملة. 

4-تعزيز التواصل 

 تشمل أنظمة ERP بوابات خدمة ذاتية للموظفين، مما يمكنهم من تحديث المعلومات الشخصية وعرض كشوف الرواتب وطلب الإجازات، وإمكانية الاطلاع على سياسات الشركة بسهولة، حيث يحسِّن هذا التواصل ويمنح الموظفين القدرة على إدارة بعض خدماتهم. 

5-الامتثال القانوني وتقارير الامتثال 

تساعد أنظمة ERP في ضمان الامتثال لقوانين العمل والتشريعات من خلال إنشاء تقارير دقيقة وإدارة الشهادات والحفاظ على السجلات الضرورية لمراجعة الحسابات، مما يقلل من مخاطر عدم الامتثال.  

6-الكفاءة وتوفير التكاليف 

من خلال أتمتة المهام الروتينية للموارد البشرية وتحسين العمليات، تعمل أنظمة ERP على زيادة الكفاءة العامة للعمل وتقليل العبء الإداري والتكاليف المرتبطة به. 

7-التركيز الاستراتيجي 

باستبعاد المهام الروتينية، يمكن لمديري الموارد البشرية تخصيص المزيد من الوقت للمبادرات الاستراتيجية مثل تطوير المواهب وتخطيط الاستمرارية وتعزيز ثقافة العمل الإيجابية. 

على الرغم من التحسينات الملحوظة التي توفرها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في كفاءة إدارة الموارد البشرية، إلا أن فهم أيضًا عيوب التنفيذ مسبقًا والتخفيف من حدتها أمر بالغ الأهمية لضمان التنفيذ الناجح والفعالية طويلة الأجل في المنظمات. 

 

عيوب نظام ERP في تنظيم قسم الموارد البشرية 

يُساعد فهم العيوب المُحتملة المؤسسات على التغلب على التحديات بشكل فعّال، أثناء تنفيذ وتشغيل أنظمة ERP في قسم الموارد البشرية لديها. إليك أبرز ٧ عيوب لتنفيذ ERP في قسم الموارد البشرية داخل المؤسسة: 

• تكلفة التنفيذ الباهظة 

 يتطلب نظام ERP استثمارًا كبيرًا في البداية لتراخيص البرمجيات، والتخصيص والتدريب، والبنية التحتية، مما قد يضغط على ميزانية المؤسسة. 

• التعقيد والتخصيص 

يمكن أن يكون هناك قيود في تنفيذ حلول ERP بمرونة إذا كان النظام غير قابل للتخصيص –خاصة عند محاولة تخصيص النظام لمواءمة عمليات محددة بإدارة الموارد البشرية– قد يؤدي هذا التعقيد إلى زمن تنفيذ أطول ومقاومة مُحتملة من قبل الموظفين. 

• تحديات التكامل 

قد يواجه تكامل نظام ERP –مع أنظمة إدارة الموارد البشرية الحالية أو البرامج القديمة– مشاكل في الربط، قد تتطلب موارد إضافية لضمان ترحيل وتكامل البيانات بسلاسة. 

• تدريب الموظفين 

يحتاج تأسيس نظام جديد داخل الإدارة إلى تدريب شامل للموظفين، ويكون ذلك مستهلكًا للوقت وربما يؤثر بشكل مؤقت على الإنتاجية. 

• مخاوف الأمان والخصوصية للبيانات 

يزيد تركيز البيانات الحساسة للموارد البشرية ضمن نظام ERP من المخاوف بشأن اختراقات أمان البيانات، والوصول غير المصرح به، لذلك تحتاج المؤسسات إلى وضع تدابير كافية لحماية معلومات الموظفين السرية. 

• الصيانة والتحديثات 

تتطلب صيانة النظام المستمرة والتحديثات وتعديلات النظام دعمًا متخصصًا لتقنية المعلومات، كما يمكن أن تكون مكلفة. 

• الاعتماد على دعم المورد 

يمكن أن يؤدي الاعتماد على بائعي نظام ERP لدعم النظام والتحديثات، إلى الضعف إذا واجه مورد النظام مشاكل أو قرر وقف الدعم. 

 

مُلخص 

تمنح وظائف ERP لإدارة الموارد البشرية المؤسسات القدرة على تحسين استراتيجيات إدارة القوى العاملة. ومع ذلك، ورغم الاعتراف بإمكانيات التغيير، من الضروري التعامل مع تحديات التنفيذ والتكيف، حيث يُعد نظام تخطيط موارد المؤسسات في إدارة الموارد البشرية ليس مجرد تطوير تكنولوجي؛ بل هو رحلة تحويلية تتطلب التنسيق الاستراتيجي والالتزام، والابتكار المستمر لاستغلال الإمكانيات الحقيقية في تشكيل مستقبل العمل.