تحتاج الشركات في القطاعيّ العام والخاص إلى العديد من البرامج التي تعمل كداعم أساسي للوجستيات في العمليات الإدارية اليومية، حيث تقدم منصة دفاتر مجموعة من البرامج لإدارة الأملاك، الأصول الثابتة، والاتصالات الإدارية، وتختلف الاحتياجات باختلاف قطاع العمل التي تعمل به المؤسسة، فمثلًا، تحتاج الشركات التجارية إلى برامج نقاط بيع و إدارة مخزون وإدارة مشتريات ومبيعات مرتبطين لحظيًا لمعرفة وتوقع الحاجة إلى المنتجات الجديدة بالمستقبل.
وينطبق نفس الأمر على الشركات الحكومية وشبه الحكومية، لأنه في قطاع العمل العام تختلف الحاجة عن قطاع العمل الخاص بمراحل عديدة.
ولذلك، نستعرض لكم في هذا المقال أهم البرامج الإدارية التي تقدمها منصة الإدارة المتكاملة دفاتر لخدمة الشركات الحكومية وشبه الحكومية التي تساعد في دعم التحول الرقميّ في مملكتنا السعودية.
ماهي الأصول الثابتة؟
مصطلح الأصول الثابتة، أو الـ Fixed Assets، هو مصطلح شهير بعالم المحاسبة يقصد به الممتلكات، المعدات، والمصانع غير القابلة للتحول إلى نقود بطرق مباشرة، والأصول الثابتة تم شراؤها أو بنيها عن طريق الشركة لاستخدامها لفترات طويلة من الزمن والاستفادة من قيمتها المادية، وتتضمن:
- الأراضي.
- المباني.
- المركبات (شخصية أو مهنية).
- المستلزمات المكتبية.
- المعدات الثقيلة
والكثير من الممتلكات التي قد تحصر تحت خانة الأصول الثابتة.
برنامج الأصول الثابتة من دفاتر
ويختص البرنامج في توفير مكان لحفظ بيانات الأصول الثابتة بجميع أنواعها، كالأراضي والأملاك، مع تسجيل العمليات التي تتم على تلك الأصول الثابتة، كعمليات الجرد، الصيانة، الإصلاح، الإهلاك، التخريد، العقود، وغيرها من العمليات الإدارية التي تتضمن الأصول الثابتة بها.
وكل ذلك يتم عن طريق الحوسبة السحابية الخاصة بدفاتر التي تسمح بمزامنة الملفات والبيانات لحظيًا لبقية البرامج بدون أي إجراءات إضافية.
ما هو برنامج إدارة الأملاك؟
المقصود بالأملاك، تدير المنشآت الحكومية وشبه الحكومية عددًا هائلًا من المباني والعقارات، وتتغير أنواعها بين مباني ممتلكة للشركة، مباني مؤجرة، مباني تمت المشاركة في بنائها، والعديد من أنواع العقارات والأملاك، ولذلك من الواجب وجود برنامج يسجل التغييرات التي تطرأ عليها لحظيُا.
برنامج دفاتر لإدارة الأملاك
يختص برنامج إدارة الأملاك في تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالعقارات المملوكة والمؤجرة للمنشآت الحكومية وشبه الحكومية، وإدارة الطلبات الخاصة بها، بدايًة من تسجيل عقود التمليك والإيجار، بيانات المستأجرين، بيانات طلبات الصيانة، إصدار نماذج استلام وتسليم الوحدات الإيجارية، تحصيل مبالغ الإيجار، حتى إصدار الفاتورة الالكترونية خاضعة لقوانين هيئة الزكاة والجمارك والضرائب.
ما هو برنامج الاتصالات الإدارية؟
التواصل هو أساس جميع الشركات، فإذا تم العمل في أي مشروع دون التواصل اللازم بين الأقسام المعنية بالمشروع، فاضمن 100% فشل المشروع، لاختلاف الأفكار الإبداعية القائمة في المشروع وعدم التنسيق، تخيل بناء منزل دون التواصل بين المهندس، المقاول، والعامل، نتيجة كارثية.
وعلى عكس طرق التواصل بالشركات في القطاع الخاص، فإن الشركات الحكومية وشبه الحكومية تستخدم نظام أكثر رسمية في التواصل، كالخطابات الرسمية، الرسائل الموثّقة، والقرارات، ولأن التحول الرقميّ داخل المملكة مازال جديدًا نوعًا ما ، فتسجيل الخطابات الرسمية في نظامٍ رقميِّ يعتبر مهمة طويلة وصعبة، ولكن ضرورية للحفاظ على البيانات وطرق التواصل من الماضي.
برنامج دفاتر للاتصالات الإدارية
ولأن منصة الإدارة المتكاملة دفاتر هي خدمة مدارة بالكامل وتعتمد على الحوسبة السحابية في عملها، فيقوم البرنامج بأرشفة وتسجيل جميع الواردات والصادرات من الخطابات المتبادلة بين المنشآت الحكومية وشبه الحكومية، باعتماد وثيق لجميع الخطابات وطباعة باركود خاص بكل خطاب على حدة لسهولة الوصول إليهم، مع التزامن مع بقية برامج دفاتر بالحوسبة السحابية لسهولة وحفظ البيانات في أمان وإنشاء نسخ احتياطية باستمرار لمنع الفقدان.
ما هي انظمة ادارة الاملاك و الاصول
الأصول الثابتة هي كل ما تمتلكه المنشآت من عقارات، أدوات، أو ما لايمكن تحويله لنقود مباشرة، وتهتم أنظمة إدارة الأملاك والأصول بتنظيم بيبانات الأملاك والأصول، مع المستندات المتعلقة بكل ملك وأصل، وتنظيمهم وتزامن بياناتهم عبر النظام والأقسام المختلفة.
ما هو افضل برنامج ادارة املاك في السعودية
تقدم دفاتر واحدة من أكثر برامج إدارة الأملاك والأصول في الشرق الأوسط كفاءة، مع نظام متكامل مع بقية خدمات دفاتر التي تقدم خدمات في جميع المجالات والأنشطة التي تحتاجها الشركات.
