برامج دفاتر لإدارة الأملاك، الأصول الثابتة والاتصالات الإدارية

تحتاج الشركات في القطاعيّ العام والخاص إلى العديد من البرامج التي تعمل كداعم أساسي للوجستيات في العمليات الإدارية اليومية، حيث تقدم منصة دفاتر مجموعة من البرامج لإدارة الأملاك، الأصول الثابتة، والاتصالات الإدارية، وتختلف الاحتياجات باختلاف قطاع العمل التي تعمل به المؤسسة، فمثلًا، تحتاج الشركات التجارية إلى برامج نقاط بيع و إدارة مخزون وإدارة مشتريات ومبيعات مرتبطين لحظيًا لمعرفة وتوقع الحاجة إلى المنتجات الجديدة بالمستقبل.

وينطبق نفس الأمر على الشركات الحكومية وشبه الحكومية، لأنه في قطاع العمل العام تختلف الحاجة عن قطاع العمل الخاص بمراحل عديدة.

ولذلك، نستعرض لكم في هذا المقال أهم البرامج الإدارية التي تقدمها منصة الإدارة المتكاملة دفاتر لخدمة الشركات الحكومية وشبه الحكومية التي تساعد في دعم التحول الرقميّ في مملكتنا السعودية.

ماهي الأصول الثابتة؟

مصطلح الأصول الثابتة، أو الـ Fixed Assets، هو مصطلح شهير بعالم المحاسبة يقصد به الممتلكات، المعدات، والمصانع غير القابلة للتحول إلى نقود بطرق مباشرة، والأصول الثابتة تم شراؤها أو بنيها عن طريق الشركة لاستخدامها لفترات طويلة من الزمن والاستفادة من قيمتها المادية، وتتضمن:

• الأراضي.
• المباني.
• المركبات (شخصية أو مهنية).
• المستلزمات المكتبية.
• المعدات الثقيلة

الكثير من الممتلكات التي قد تحصر تحت خانة الأصول الثابتة.

برنامج الأصول الثابتة من دفاتر

ويختص البرنامج في توفير مكان لحفظ بيانات الأصول الثابتة بجميع أنواعها، كالأراضي والأملاك، مع تسجيل العمليات التي تتم على تلك الأصول الثابتة، كعمليات الجرد، الصيانة، الإصلاح، الإهلاك، التخريد، العقود، وغيرها من العمليات الإدارية التي تتضمن الأصول الثابتة بها.

وكل ذلك يتم عن طريق الحوسبة السحابية الخاصة بدفاتر التي تسمح بمزامنة الملفات والبيانات لحظيًا لبقية البرامج بدون أي إجراءات إضافية.

تعرف على أفضل نظام ERP مرن وملائم لكافة احتياجات مؤسستك من دفاتر

شاهد المزيد

ما هو برنامج إدارة الأملاك؟

المقصود بالأملاك، تدير المنشآت الحكومية وشبه الحكومية عددًا هائلًا من المباني والعقارات، وتتغير أنواعها بين مباني ممتلكة للشركة، مباني مؤجرة، مباني تمت المشاركة في بنائها، والعديد من أنواع العقارات والأملاك، ولذلك من الواجب وجود برنامج يسجل التغييرات التي تطرأ عليها لحظيُا.

نسبة إدارة الأملاك 

تكون النسبة بالاتفاق بين الطرفين وتتراوح  ما بين %2 إلى %5 في السعودية، وهذا يعني أنه إذا كان عقارك المستأجر يجلب 1500 ريالًا سعوديًا شهريًا، فيمكنك أن تتوقع دفع ما بين 30 و75 ريال سعودي شهريًا كرسوم إدارة الأملاك. 

ويمكن أن تختلف نسبة إدارة الأملاك اعتمادًا على عدة عوامل، مثل: 

• الموقع وتكاليف المعيشة.
• عدد الوحدات حيث تقدم الشركات -أحيانًا- نسبة أقل لإدارة وحدات متعددة في عقار واحد.
• الخدمات المتضمنة حيث تكون تكلفة الحزم الأساسية أقل من تلك التي تتضمن إضافات مثل البحث عن المستأجرين أو التعامل مع طلبات الصيانة.

ومع ذلك، من المهم الملاحظة والتأكد من مقارنة الأسعار وعروض الخدمات المقدمة من العديد من شركات إدارة العقارات قبل اتخاذ القرار. قد تقدم بعض الشركات أيضًا هياكل برسوم ثابتة بدلاً من النسبة المئوية. 

مهام إدارة الأملاك 

لتعظيم قيمة العقار الاستثماري، تعد الإدارة الفعالة للممتلكات أمرًا بالغ الأهمية. ونظرًا لأن العمليات اليومية لإدارة الممتلكات معقدة، تنطوي مهام إدارة الأملاك على نهج متعدد الأوجه يتناول بعض من المجالات الرئيسية للحفاظ على سير إدارة الأملاك بسلاسة:  

1. إدارة بيانات العقارات والمستأجرين

   تشمل تسجيل بيانات العقارات (النوع والموقع والمساحة) وصيانتها وتتبع بيانات المستأجرين (عقود الإيجار وتفاصيل الإيجار ومعلومات الاتصال) وكذلك إدارة صور ومستندات العقار.  

2. إدارة التأجير 

   وهي مسؤولة عن الإعلان عن الشواغر و فحص وفرز المستأجرين المؤهلين، وإنشاء وإدارة عقود الإيجار وتتبع ودائع التأمين.

3. الإدارة المالية

   تضم تسجيل مدفوعات الإيجار ورسوم التأخير وإدارة الحسابات الدائنة (المدفوعات والضرائب) وإنشاء تقارير مالية للمُلّاك.

4. إدارة الصيانة

   يشمل تقديم وتتبع وإدارة طلبات الصيانة من المستأجرين، وتكليف أوامر العمل للبائعين أو موظفي الصيانة الداخلية وتتبع تكاليف وميزانيات الصيانة.

5. التواصل وإعداد التقارير

   يتضمن تمكين التواصل بين المستأجرين ومديري العقارات وموظفي الصيانة، وتقديم تقارير في الوقت الفعلي عن أداء العقار والشاغرين والمالية.

قد تتضمن مهام إدارة الأملاك وظائف إضافية مثل: 

• إدارة عمليات التفتيش.
• التعامل مع علاقات المستأجرين.
• إدارة المرافق (أنظمة الحجز)
• تجميع البيانات الامتثال للوائح التنظيمية.

نظام إدارة الأملاك العقارية 

هو تطبيق برمجي مصمم لتبسيط وتحسين المهام المتضمنة في إدارة العقارات السكنية أو التجارية، ويمكن تمثيله على أنه صندوق أدوات رقمي لمديري العقارات، حيث يُعد نظام إدارة الأملاك العقارية أداة قيمة لأي شخص يدير عقارات سكنية أو تجارية لأنه: 

• يوفر الوقت.
• يحسن الكفاءة.
• يجعل إدارة العقارات أكثر تنظيماً وربحية.

 لكن كيف يمكن أن يحقق لك نظام إدارة الأملاك العقارية هذه المزايا؟ 

من خلال أتمتة المهام وتوفير منصة مركزية للبيانات، يمكن أن تعمل أنظمة إدارة العقارات على تعزيز الكفاءة بشكل كبير والحد من الأخطاء وتوابعها الخطيرة.  

• التنظيم المركزي

  يعمل النظام كمركز محوري لجميع المعلومات المتعلقة بالعقارات، حيث يمكن للملاك ومديري العقارات تتبع كل شيء بدءًا من عقود إيجار المستأجرين ومدفوعات الإيجار إلى طلبات الصيانة والتقارير المالية في مكان واحد.

• مهام مبسطة

  يقوم البرنامج بأتمتة المهام المتكررة مثل تحصيل الإيجار وإرسال الفواتير وإنشاء التقارير، مما يوفر الوقت لمديري العقارات للتركيز على جوانب أكثر استراتيجية في وظيفتهم.

• تحسين التواصل

  غالبًا ما تحتوي أنظمة إدارة العقارات القوية على ميزات تسهل التواصل بين المستأجرين والملاك وموظفي الصيانة، وبالتالي يساعد هذا التواصل الفعَّآل في حل المشكلات بشكل أسرع وتحسين الرضا العام بين جميع الأطراف. 

:الوظائف التي يقوم بها نظام إدارة الأملاك العقارية

فيما يلي بعض الوظائف الأساسية التي يقوم بها نظام إدارة الأملاك العقارية الكفء:  

1. إدارة المستأجرين وتتبع بياناتهم وعقود الإيجار والمدفوعات وسجل الاتصال، وأتمتة تحصيل الإيجار وإصدار الفواتير.

2. الإدارة المالية فيما يتضمن إدارة مدفوعات الإيجار وإنشاء الفواتير والتقارير وتتبع النفقات، والتكاملمع وحدات المحاسبة لتتبع مالي سلس.

3. إدارة الصيانة من خلال تقديم وتتبع وإدارة طلبات الصيانة وتعيين أوامر العمل للبائعين أو الموظفين الداخليين، وتتبع تكاليف الصيانة.

4. التسويق والتأجير عن طريق الإعلان عن الشواغر وفرز المستأجرين، وإدارة الطلبات ومسودة عقود الإيجار.

5. تحليل البيانات وإعداد التقارير عن أداء العقار والشاغرين والمالية وأنشطة الصيانة.

برنامج دفاتر لإدارة الأملاك

يختص برنامج إدارة الأملاك في تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالعقارات المملوكة والمؤجرة للمنشآت الحكومية وشبه الحكومية، وإدارة الطلبات الخاصة بها، بدايًة من تسجيل عقود التمليك والإيجار، بيانات المستأجرين، بيانات طلبات الصيانة، إصدار نماذج استلام وتسليم الوحدات الإيجارية، تحصيل مبالغ الإيجار، حتى إصدار الفاتورة الالكترونية خاضعة لقوانين هيئة الزكاة والجمارك والضرائب.

ما هو برنامج الاتصالات الإدارية؟

التواصل هو أساس جميع الشركات، فإذا تم العمل في أي مشروع دون التواصل اللازم بين الأقسام المعنية بالمشروع، فاضمن 100% فشل المشروع، لاختلاف الأفكار الإبداعية القائمة في المشروع وعدم التنسيق، تخيل بناء منزل دون التواصل بين المهندس، المقاول، والعامل، نتيجة كارثية.

وعلى عكس طرق التواصل بالشركات في القطاع الخاص، فإن الشركات الحكومية وشبه الحكومية تستخدم نظام أكثر رسمية في التواصل، كالخطابات الرسمية، الرسائل الموثّقة، والقرارات، ولأن التحول الرقميّ داخل المملكة مازال جديدًا نوعًا ما ، فتسجيل الخطابات الرسمية في نظامٍ رقميِّ يعتبر مهمة طويلة وصعبة، ولكن ضرورية للحفاظ على البيانات وطرق التواصل من الماضي.

برنامج دفاتر للاتصالات الإدارية

ولأن منصة الإدارة المتكاملة دفاتر هي خدمة مدارة بالكامل وتعتمد على الحوسبة السحابية في عملها، فيقوم البرنامج بأرشفة وتسجيل جميع الواردات والصادرات من الخطابات المتبادلة بين المنشآت الحكومية وشبه الحكومية، باعتماد وثيق لجميع الخطابات وطباعة باركود خاص بكل خطاب على حدة لسهولة الوصول إليهم، مع التزامن مع بقية برامج دفاتر بالحوسبة السحابية لسهولة وحفظ البيانات في أمان وإنشاء نسخ احتياطية باستمرار لمنع الفقدان.

استمتع بتجربة حلول باور المرنة من دفاتر مجانا .. أفضل نظام ERP يقدم لك خيارات متنوعة تتاسب مع حجم أعمالك.

واستفد من خبرات فريقنا المتخصص لتوجيهك لأفضل الخيارات والميزات الإدارية

استكشف الآن