وفقًا للإحصائيات الحديثة، تستخدم أكثر من 80% من المؤسسات أحد أشكال أنظمة إدارة الموارد البشرية لتبسيط عمليات الموارد البشرية لديها. ويؤكد هذا الاعتماد -على نطاق واسع- على الدور الحاسم الذي تلعبه هذه الأنظمة في تطوير الممارسات التقليدية للموارد البشرية، وذلك وفقًا لدراسة أيضًا أظهرت إمكانية تحقيق تخفيض بنسبة 20% في التكاليف الإدارية عن طريق أتمتة المهام اليدوية وتحسين دقة البيانات.
بينما تتنقل الشركات عبر تعقيدات إدارة المواهب، يظهر نظام معلومات الموارد البشرية كأصول لا غنى عنها، مما يسهل التوظيف الفعال والتأهيل وإدارة الأداء، وما بعده. دعونا نتعمق في تأثير أنظمة إدارة الموارد البشرية، واستكشاف وظائفها الرئيسية والفوائد الملموسة التي تقدمها للمنشآت في بيئة الأعمال المرتكزة على البيانات اليوم.
ما هي أنظمة إدارة الموارد البشرية؟
هي منصات برمجية مصممة لتبسيط وأتمتة الوظائف التي لا تعد ولا تحصى المرتبطة بإدارة رأس المال البشري داخل المنظمة. تدمج هذه الأنظمة عمليات الموارد البشرية المختلفة في قاعدة بيانات مركزية، والتي تشمل؛ التوظيف وتأهيل الموظفين وتقييم الأداء والتدريب والتطوير، وكشوف المرتبات وإدارة المزايا، وغيرها.
تُُسهِّل أنظمة إدارة الموارد البشرية إدارة البيانات وإعداد التقارير والتحليل، مما يمكّن متخصصي الموارد البشرية من اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات وتحسين كفاءة القوى العاملة. ومن خلال توفير حل شامل لإدارة المهام المتعلقة بالموظفين، يعمل نظام إدارة الموارد البشرية على تعزيز الفعالية التنظيمية ورضا الموظفين والامتثال التنظيمي، مما يساهم في النهاية في تحقيق أهداف العمل الإستراتيجية.
أهمية نظم معلومات الموارد البشرية… ٥ امتيازات لإدارة شؤون الموظفين داخل منشأتك بفعالية
تشكل أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) ضلعًا حاسمًا في الأعمال التجارية الحديثة من خلال إحداث ثورة في الطريقة التي تدير بها المؤسسات رأس مالها البشري.
تدمج هذه الأنظمة وظائف التكنولوجيا والموارد البشرية لتبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة ودفع عملية صنع القرار الاستراتيجي. يمكننا التعرّف على أهمية نظام معلومات الموارد البشرية من خلال تسليط الضوء على خمس نقاط رئيسية:
تعزيز إدارة البيانات الفعّالة
يحقق نظام معلومات الموارد البشرية مركزية بيانات الموظفين، مما يسهل الوصول إليها وتحديثها وتحليلها، مما يؤدي إلى تحسين الدقة والاتساق في إدارة المعلومات.
تحسين تجربة الموظف
يقوم النظام بأتمتة المهام الإدارية المرتبطة بإدارة الموارد البشرية مثل طلبات الإجازة وتسجيلات التدريب وتقييم الأداء، مما يوفر الوقت لمتخصصي الموارد البشرية للتركيز على تقديم دعم أفضل ومشاركة للموظفين.
تزويد المنشآت بالرؤى الإستراتيجية
يتيح هذا النظام إنشاء تقارير وتحليلات ثاقبة لإدارة الموارد البشرية، وتوفير بيانات قيمة حول اتجاهات القوى العاملة ومقاييس الأداء واستراتيجيات إدارة المواهب، ما يساعد في تمكين المؤسسات من اتخاذ قرارات مدروسة والتكيف بسرعة مع احتياجات العمل المتغيرة.
الامتثال لقانون العمل وإدارة المخاطر
يساعد نظام معلومات الموارد البشرية على ضمان الامتثال لقوانين العمل واللوائح والسياسات الداخلية من خلال تتبع سجلات الموظفين والشهادات وإكمال التدريب، مما يقلل من مخاطر المسؤوليات القانونية والعقوبات.
توفير التكاليف داخل إدارة الموارد البشرية
من خلال تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء اليدوية وتحسين تخصيص الموارد، يساهم نظام معلومات الموارد البشرية في توفير التكاليف وتحقيق الكفاءة التشغيلية، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز أداء العمل الشامل داخل المنشأة.
أنواع نظم معلومات الموارد البشرية
أصبحت أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRIS) أدوات لا غنى عنها لإدارة تعقيدات إدارة القوى العاملة، حيث تدمج هذه الأنظمة التكنولوجيا مع وظائف الموارد البشرية لتبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة ودفع عملية صنع القرار الاستراتيجي.
يُعد فهم الأنواع المختلفة لنظام معلومات الموارد البشرية أمرًا ضروريًا لاختيار الحل المناسب لتلبية الاحتياجات التنظيمية. دعنا نستكشف الأنواع الرئيسية لأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) التي تستخدمها المؤسسات عادةً لتحسين عمليات إدارة رأس المال البشري لديها.
نظام معلومات الموارد البشرية الأساسي
تركز هذه الأنظمة على وظائف الموارد البشرية الأساسية مثل إدارة بيانات الموظفين ومعالجة كشوف المرتبات وإدارة المزايا وتتبع الامتثال، حيث يُعد بمثابة الأساس لأنظمة الموارد البشرية الأخرى.
أنظمة إدارة المواهب (TMS)
تشمل TMS وحدات للتوظيف وتتبع المتقدمين والفحص الآلي للتصفية والتأهيل، وإدارة الأداء والتخطيط المتسلسل. تساعد هذه الأنظمة المؤسسات على جذب أفضل المواهب وتطويرها والاحتفاظ بها.
أنظمة إدارة التعلم (LMS)
تعمل أنظمة إدارة التعلم على تسهيل تقديم وتتبع وإدارة برامج تدريب وتطوير الموظفين، كما أنها توفر ميزات لإنشاء الدورة التدريبية وتسليم المحتوى والتقييم وإعداد التقارير.
أنظمة الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) والخدمة الذاتية للمدير (MSS)
تعمل منصات ESS وMSS على تمكين الموظفين والمديرين من الوصول إلى معلوماتهم الشخصية وتحديثها، وإرسال طلبات الإجازة وعرض كعب الراتب، وبدء عمليات الموارد البشرية دون تدخل مباشر من إدارة الموارد البشرية.
أنظمة تحليلات القوى العاملة
تستفيد هذه الأنظمة من تحليلات البيانات لتوفير رؤى حول اتجاهات القوى العاملة ومقاييس الأداء، والتحليلات التنبؤية. تساعد أنظمة تحليلات القوى العاملة المؤسسات على اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات لتحسين تخطيط القوى العاملة وإدارتها.
بوابات الموارد البشرية والشبكات الداخلية
تعمل بوابات الموارد البشرية والشبكات الداخلية كمنصات مركزية للموظفين للوصول إلى سياسات الموارد البشرية، وإجراءاتها، ونماذجها ومواردها. وقد تتضمن أيضًا أدوات الاتصال وأدلة الموظفين وميزات التعاون.
تطبيقات الموارد البشرية المتنقلة
مع تزايد انتشار الأجهزة المحمولة، يقدم العديد من موفري نظم معلومات الموارد البشرية تطبيقات جوال تمكن الموظفين من الوصول إلى خدمات الموارد البشرية وتقديم الطلبات، والتواصل مع الموارد البشرية من أي مكان وفي أي وقت.
مع مجموعة متنوعة من الوظائف، تلبي أنظمة الموارد البشرية جوانب مختلفة من إدارة الموارد البشرية، بدءًا من إدارة الموارد البشرية الأساسية وحتى اكتساب المواهب والتطوير والتحليلات. فيما يلي أهم وظائف نظم إدارة الموارد البشرية.
وظائف نظم إدارة الموارد البشرية
بينما تسعى الشركات لتحقيق التميز التشغيلي وتحسين المواهب، يصبح اعتماد نظام إدارة الموارد البشرية أمرًا بالغ الأهمية. تُحدث هذه الأنظمة ثورة في ممارسات الموارد البشرية التقليدية، حيث تقدم مجموعة شاملة من الأدوات لإدارة دورة حياة الموظف بأكملها بكفاءة.
من التوظيف إلى التقاعد، يعمل نظام إدارة الموارد البشرية المتكامل على تمكين المؤسسات من الاستفادة من التكنولوجيا لإدارة القوى العاملة الإستراتيجية، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية1 والمشاركة والنجاح التنظيمي.
- إدارة بيانات الموظف
يحقق نظام إدارة الموارد البشرية مركزية معلومات الموظف، بما في ذلك التفاصيل الشخصية وتاريخ التوظيف وتقييمات الأداء وسجلات التدريب، مما يضمن الدقة وسهولة الوصول إليها.
- التوظيف وتتبع المتقدمين
يعمل نظام إدارة الموارد البشرية على تبسيط عملية التوظيف عن طريق نشر فرص العمل وإدارة الطلبات، وجدولة المقابلات، وتتبع عملية تقدم المرشح.
- توفير برامج التأهيل للعمل وأيضًا إلغاء التعيين
تعمل هذه الأنظمة على أتمتة مهام الإعداد مثل جمع المستندات والتدريب التوجيهي وتوفير الوصول إلى البيانات، مع إمكانية إدارة عمليات إلغاء التشغيل أيضًا، بما في ذلك مقابلات إنهاء العمل وإرجاع الأصول.
- إدارة الأداء
يسهل نظام إدارة الموارد البشرية تحديد الأهداف وتتبع الأداء وجمع الملاحظات وعمليات التقييم، مما يمكّن المديرين من مراقبة أداء الموظفين وتقديم تعليقات بناءة.
- التدريب والتطوير
يدير نظام إدارة الموارد البشرية برامج التدريب ويتتبع مهارات الموظفين، ويحدد مواعيد الدورات التدريبية ويراقب التقدم، ويدعم مبادرات التعلم والتطوير المستمر.
- إدارة الرواتب والمزايا
يقوم نظام إدارة الموارد البشرية بحساب تعويضات الموظفين، وإدارة معالجة كشوف المرتبات وتتبع الحضور، وإدارة المزايا مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد واستحقاقات الإجازات.
- الامتثال وإعداد التقارير
يساعد نظام إدارة الموارد البشرية على ضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل من خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة، وإنشاء تقارير الامتثال، وتسهيل عمليات التدقيق.
تساهم هذه الوظائف بشكل جماعي في تبسيط عمليات الموارد البشرية -خاصة التقليدية منها- وتحسين دقة البيانات، وتعزيز تجارب الموظفين، وتمكين اتخاذ قرارات مستنيرة داخل المؤسسات.
مكونات نظام معلومات إدارة الموارد البشرية
في حين تواجه الشركات تعقيدات إدارة رأس المال البشري، يُعد وجود نظام قوي لمعلومات الموارد البشرية أمر لا غنى عنه. وتعد أهم ٧ مكونات ينبغي تواجدها في كل نظام معلومات الموارد البشرية الفعّال لضمان سلاسة العمليات داخل إدارة الموارد البشرية:
قاعدة بيانات الموظفين: هي مستودع مركزي لتخزين بيانات الموظف وتمثل الجوهر الأساسي لأي نظام إدارة الموارد البشرية، حيث تقوم بتخزين جميع معلومات الموظف مثل تفاصيل الاتصال وجهات الاتصال في حالات الطوارئ، والمسميات الوظيفية والرواتب ومعدلات الأجور والمزايا، ومراجعات الأداء وسجلات التدريب.
وحدة التوظيف: تعمل على تبسيط عملية التوظيف من خلال إدارة إعلانات الوظائف والتطبيقات ومعلومات المرشحين، كما أنها تساعد في تأهيل الموظفين الجدد من خلال تنظيم الأعمال الورقية وتوفير المعلومات اللازمة لمتطلبات التوظيف.
أدوات التأهيل وإنهاء التعيين: تعمل على أتمتة مهام الإعداد مثل جمع المستندات والتدريب التوجيهي، وتوفير الوصول، وإدارة عمليات إنهاء التعيينات وإتخاذ الإجراءات اللازمة.
وحدة إدارة الأداء: تتيح تتبع أداء الموظف مقابل الأهداف المحددة لإعداد تقارير تقييم الأداء، فهي تسمح بتسجيل التقييمات ومراجعات الأداء.
وحدة التدريب والتطوير: تدير برامج تدريب وتطوير الموظفين، من خلال متابعة إكمال الدورة التدريبية ومراقبة التقدم وتنمية المهارات، وتقديم الشهادات من أجل تعزيز التعلم والتطوير المستمر لدى الموظفين داخل المنشأة.
وحدة إدارة الوقت والحضور: تتتبع هذه الوحدة ساعات عمل الموظف وغياباته وإجازاته والعمل الإضافي ووقت الإجازة، فهي تساعد على أتمتة معالجة كشوف المرتبات وتحقق الامتثال لقوانين العمل..
إدارة الرواتب والمزايا: تقوم بأتمتة حسابات الرواتب والخصومات والاستقطاعات الضريبية، وإدارة مزايا الموظفين مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد والإجازات مدفوعة الأجر، حيث تسمح للموظفين بالتسجيل وإجراء التغييرات، وتتبع استخدام المزايا الخاصة بهم.
الخلاصة
بينما تسعى الشركات لتحقيق الكفاءة التشغيلية وإدارة المواهب الإستراتيجية، يصبح اعتماد نظام معلومات الموارد البشرية أمرًا بالغ الأهمية، حيث تقدم مجموعة شاملة من الوظائف لتبسيط عمليات الموارد البشرية وتحسين إدارة القوى العاملة؛ من خلال دمج إدارة بيانات الموظفين والتوظيف والتأهيل، وإدارة الأداء والتدريب وكشوف المرتبات وأتمتة الرواتب، وإدارة المزايا، وقدرات تحليل البيانات وإعداد التقارير.
لا تعمل هذه الأنظمة على تعزيز الكفاءة الإدارية فحسب، تعمل أنظمة إدارة الموارد البشرية على تمكين المؤسسات من تعزيز قوى عاملة منتجة وملتزمة، وكذلك تمكّن متخصصي الموارد البشرية من التخطيط الاستراتيجي من خلال الاستفادة من الرؤى المستندة إلى البيانات لاتخاذ قرارات تدعم نمو القوى العاملة.
