أنت الآن أمام مقال سنستعرض فيه أهم المعلومات عن القيود اليومية للمنشآت، حيث أصبح لا يسعنا ذكر أي شيء الآن بدون أن نفكر فيه بالشكل الحديث ونستثمر في زيادة الوعي به في إطار التطبيقات الرقمية، التي بشأنها مساعدة الإنسان في رفع الكفاءة وتقليل الوقت والجهد بمختلف تطبيقاتها.
ماذا عن التكنولوجيا والقيود اليومية أولًا…
تُعد القيود اليومية أحد الأدوات الأساسية في إدارة الحسابات المالية في الشركات والمؤسسات، ويمكن استخدام الحلول الرقمية لتحسين دقة القيود اليومية ورفع كفاءة العمل وتحليل الأداء المالي داخل الشركات والمنشآت بمختلف أحجامها.
وقبل البدء بعمق في التفاصيل، أجب عن سؤال يطرح ذاته… هل ترغب بالفعل في الوصول لأدق وأسهل الطرق لتحسين أداء منشأتك المالي؟ أم أن الأوضاع الحالية تُكفيك للقيام بأعمالك وتطويرها! بالطبع نتوقع الجواب، ولكن يُمكنك وحدك أن تسمع صوت رأسك.
ما هي القيود اليومية؟
هي قيود مُحاسبية تُستخدم لتسجيل جميع العمليات المالية التي تتم في الشركة خلال فترة زمنية محددة، ويتم تسجيل القيود في دفتر اليومية على حسب توقيت العملية المالية؛ وتشمل هذه العمليات المالية جميع المدفوعات والإيرادات والمبيعات والمشتريات وغيرها من العمليات التي تتطلب من الشركة استلام أو تسليم دُفعات مالية.
ما يمكننا استخلاصه من ذلك التعريف البسيط أن القيود اليومية هي الشاهد الأول أو الخطوة الأولى لمتابعة حسابات الشركة.
ما أهمية القيود اليومية؟
ولنتخذ مثال حي كشركة مقاولات أو شركة تعمل في مجال التكنولوجيا المالية أو ما يُعرف بالـ Fintech. تتضمن أهمية القيود اليومية عدة جوانب؛ أهمها:
- تتبع العمليات المالية بدقة؛ يُعد دفتر اليومية أهم مستند يضم كافة العمليات محددة بتواريخها وينقل تعاملات الشركة المالية خلال فترة زمنية محددة.
- تحديد المجالات التي يُمكن تحسينها من خلال الرصد الدقيق، حيث يٌمكن لأصحاب القرار بالشركة تحديد مساحة التحسين في أي من قطاعات الشركة، كمثال لشركة التكنولوجيا المالية؛ إذا تم الملاحظة من خلال دفتر اليومية ضعف تحصيل الإيرادات؛ قد يتعين على أصحاب القرار إعادة هيكلة التجربة مع أصحاب المصالح والشركات التي تتعامل معها أو على الأقل تطوير استطلاع رأي لاكتشاف السبب الحقيقي وراء ذلك.
- الشفافية والحدّ من الفساد المالي، حيث يُعد دفتر اليومية أداة قوية للتدقيق المالي والمحاسبة.
- إعداد التقارير المالية حيث يُعد دفتر اليومية هو لبنة التقارير المالية الأخرى ويتم الرجوع إليه في تطوير دفتر الأستاذ أو ميزان المراجعة وغيرها.
ما أنواع القيود اليومية؟
– القيد البسيط: ويتكون من حساب واحد من جانب المدين وحساب واحد من جانب الدائن.
– القيد المركب: وهو قائم على أكثر من حساب من جانب المدين أو من جانب الدائن أو كليهما، ويستخدم لتسجيل عمليات معقدة أو أكثر من عملية في وقت واحد.
– القيد الافتتاحي: ويتم إعداده في بداية السنة المالية، ويعتمد على تسجيل الموجودات والمطلوبات قبل بداية النشاط، ويشمل أيضًا تسجيل بعض الأرصدة التي تم ترحيلها من الحسابات السابقة.
– قيود التحويل: هي قيود لتسجيل المبالغ والحركات النقدية من صندوق إلى آخر أو بين الحسابات البنكية المختلفة.
– قيود الإقفال: تُستخدم في نهاية السنة المالية لإقفال بعض الحسابات وتحويل الأرصدة من حسابات دائنة إلى مدينة.
– قيود الإدخال: تُستخدم لتسجيل المعاملات الجديدة أو المتعددة والفواتير والإيصالات النقدية.
– قيود التصحيح: تُستخدم لتصحيح الأخطاء في تدوين المعاملات والقيود.
– قيود المحاسبة الحكومية: يتم استخدامها لتسجيل المعاملات والعمليات المالية والتجارية التي تتعلق بالأنشطة الحكومية.
وأيضًا يمكن تصنيف القيود اليومية بين ما هو يدوي وما هو رقمي:
- دفتر اليومية اليدوي: وهو النوع الأكثر تقليدية والذي يتم إدارته يدويًا بواسطة المحاسبين، ويتكون هذا الدفتر من صفحات مسطرة مقسمة إلى أعمدة مختلفة لتسجيل العمليات المالية، مثل التاريخ ووصف العملية والحساب المدين، والحساب الدائن والمبلغ المدفوع والرصيد.
- دفتر اليومية الرقمي: وهو النوع الذي يتم إدارته بواسطة التطبيقات الإلكترونية، ويتميز هذا النوع بالسرعة والدقة والمرونة، كما يمكن ربطه مع برامج المحاسبة الأخرى المستخدمة في الشركة لتحسين العمليات المالية وتقليل الأخطاء.
ويشمل دفتر اليومية الرقمي العديد من التقنيات؛ مثل الحوسبة السحابية، والذكاء الاصطناعي، والتعلم الآلي، وغيرها.
تعرَّف على برنامج إيرادي لحلول المحاسبة المتكاملة لتسهيل كافة العمليات المحاسبية بمنشأتك.
أفضل الطرق والخطوات لإعداد القيود اليومية على أكمل وجه:
بخطوات بسيطة جدًا يُمكنك إعداد القيود اليومية بشكل صحيح على النحو التالي:
تحديد الحسابات المناسبة:
ونعني بذلك تحديد نوع الحسابات التي يتم استخدامها لتسجيل العمليات التجارية والمالية، ويجب أن تتوافق مع النظام المحاسبي للشركة واللوائح المحاسبية المعتمدة في المملكة العربية السعودية ودوليًا؛ وتشمل حسابات الموجودات والمطلوبات والالتزامات، ورأس المال والإيرادات والمصروفات، وتُساهم تلك الخطوة في ضمان دقة وصحة القيود وتقارير المحاسبة.
تحديد النوع المناسب للقيد:
وتم شرح الأنواع سابقًا في ذلك المقال، ويتم تحديده وفقًا لنوع المعاملة التي تمت.
تسجيل القيد:
في السجل المحاسبي وتحديد المبلغ المدين والمبلغ الدائن وكذلك تحديد التاريخ ووصف المعاملة.
مراجعة وتدقيق القيود وذلك لتقليل أثر السهو أو أخطاء المحاسبين نتيجة الضغط أو عدم التركيز أو قلة الكفاءة.
ترحيل البيانات:
لدفتر الأستاذ لتلخيص المعاملات المالية وتحديث الرصيد الحالي لكل الحسابات الموجودة بالشركة.
إعداد التقارير المالية:
تلك الخطوة ربما هي ليست من شأنها إعداد القيد اليومي، ولكن بالتأكيد هي ترجمة لدور ذلك القيد في الشركة وتسهيل عرضه على المحاسبين ومُدراء المالية وأصحاب العمل.
يمكنك الآن العودة للواقع المتطور بقراءة مقال عن برامج إدارة الحسابات.
ما الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
يشمل دفتر اليومية التفاصيل الأساسية للمعاملة؛ مثل التاريخ والوصف والحسابات المدينة والحسابات الدائنة والمبلغ المدين والمبلغ الدائن، بينما يُستخدم دفتر الأستاذ لتلخيص البيانات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية ويتم تسجيل كل حساب محدد في صفحة منفصلة في دفتر الأستاذ؛ ويتضمن اسم الحساب والرصيد المدين والدائن والرصيد الحالي.
ومن خلالهما يمكن إعداد تقارير مالية دقيقة ومحدثّة مثل قائمة الدخل وقائمة المركز المالي وقائمة التغييرات في حقوق الملكية استنادًا للبيانات المسجلة. وتكمن الأهمية وراء الوصول لأفضل إعداد لهذه البيانات، في تحسين الأداء المالي والقرارات الإدارية المالية لأصحاب الشركة مما يمنع الوقوع في أزمات مالية أو يُساعد على تجاوزها بشكل أكثر فعّالية.
ابدأ في تبسيط إدخالاتك اليومية مع إيرادي اليوم! اختر باقة العمل الأنسب لك واستمتع بإدارة محاسبة سهلة.
ملخص
دفتر اليومية هو تطبيق يستخدم لتسجيل وتتبع العمليات المالية والمعاملات اليومية للشركات والمؤسسات. كما أنه جزء لا يتجزأ من الشركات لتوفير الوقت وتحسين الأداء المالي. يساعد في تخفيض الجهد المبذول في المهام الروتينية. يوفر معرفة بالقيود وأنواع الحسابات، مساهمة هامة في تحسين الأداء المالي. استخدام التطبيقات الرقمية يعزز الفعالية والدقة في إدارة الدفتر اليومية وتعزيز الأداء المحاسبي للشركة.
المحاسبة هي فرع من فروع العلوم المالية وتهدف المحاسبة إلى تسجيل وتحليل وتدوين العمليات المالية والتجارية للأفراد، والشركات، والمؤسسات، والمنظمات.
تسجيل القيود المحاسبية هي عملية تسجيل المعاملات المالية والتجارية في دفتر اليومية (الدفتر الرئيسي) بشكل مرتب ومنظم، وذلك من خلال عدة خطوات:ما هي المحاسبة وأنواعها؟
وأهم أنواعها؛
كيف يتم تسجيل قيود المحاسبة؟
