10 حلول يقدمها البرنامج السحابي من دفاتر للشركات الصغيرة

بدءًا من المرونة التشغيلية وحتى التخطيط الاستراتيجي، يؤثر البرنامج المحاسبي بشكل إيجابي على جوانب مختلفة من الأعمال. وفي هذا السياق، يتجاوز دور النظام المحاسبي مجرد حفظ السجلات المالية؛ ويصبح حافزًا للكفاءة التنظيمية، وفعالية التكلفة، ورفع أداء الأعمال في النهاية. 

في هذا المقال سنتناول بالتفصيل كيف تساهم نظم المحاسبة السحابية في تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف وحماية البيانات، وكيف يساعد الشركات الصغيرة وريادة الأعمال في المشاركة في مسئولية الاستدامة وأخيرًا نتناول أهم نظم المحاسبة السحابية المتخصصة. 

 

كيف يمكن للأعمال الصغيرة والمتوسطة الاستفادة من استخدام نظم المحاسبة السحابية؟ 

تعمل أنظمة المحاسبة السحابية على تمكين الشركات الصغيرة والمتوسطة من إدارة أمورها المالية، وتوفير التكاليف والوصول والتعاون والأمان والتوسع، وبالتالي تساهم في تحسين إدارة الأمور المالية والنجاح التشغيلي العام.  

• تحقيق فعالية التكلفة 

تعتمد العديد من حلول المحاسبة السحابية على نموذج الاشتراك، مما يتيح للشركات دفع ثمن الخدمات التي تستخدمها فقط، وبالتالي تقليل الحاجة إلى خوادم وبنية تحتية مما يقلل من التكلفة الأولية.  

• سهولة الوصول إلى البيانات والمرونة 

تتيح نظم المحاسبة السحابية الوصول إلى البيانات المالية من أي مكان يتوفر به اتصال بالإنترنت، مما يسهل العمل عن بُعد، كما تتيح الوصول عبر الهواتف المحمولة البيانات المالية أثناء التنقل، مما يعزز المرونة والاستجابة السريعة بالعمل.  

• التحديثات والصيانة التلقائية 

• تحديثات البرامج التلقائية 

يتم تحديث أنظمة المحاسبة السحابية الفعّالة تلقائيًا من قبل موفر الخدمة، مما يضمن أن تكون البرامج دائمًا محدثة بأحدث الميزات ومعايير الامتثال.  

• تقليل الصيانة 

 يتعامل موفرو الخدمة في السحابة مع مهام الصيانة، مما يقلل من العبء على موارد تكنولوجيا المعلومات الداخلية بالمنشأة.  

• تحقيق التعاون بين فريق العمل وزيادة الكفاءة 

تتيح المحاسبة السحابية التعاون لعدة مستخدمين في الوقت الفعلي، مما يعزز التعاون بين إدارات الأعمال المختلفة، ويقلل من التأخير في مشاركة البيانات.  

• تسهيل إجراءات العمليات التشغيلية 

تسهم ميزات الأتمتة في توحيد العمليات المالية المعتادة وتسهيل عمليات المحاسبة الروتينية، مما يقلل من الجهد اليدوي ويسهم في تسريع عمليات المعالجة، مما يعزز الكفاءة التشغيلية العامة.  

• توسع مرن 

تستطيع الشركات الصغيرة والمتوسطة من توسيع استخدامها بسهولة مع نمو الأعمال، مع توفير تكيف لحجم البيانات وعدد المستخدمين.  

• الامتثال للقوانين الضريبية وتحديثاتها 

 تلتزم العديد من أنظمة المحاسبة السحابية بمعايير الامتثال الصناعية، مما يساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة في تحقيق متطلبات الامتثال الضريبي وتجنب الغرامات المالية الضخمة ومخاطر المساءلة القانونية.  

• التكامل مع أنظمة العمل الأخرى 

تتكامل أنظمة المحاسبة السحابية بسهولة مع تطبيقات الأعمال الأخرى، مثل نظام إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) أو أدوات معالجة الدفع، مما يعزز نظامًا عمليًا متكاملًا يحقق مركزية البيانات.  

• اتخاذ القرارات في الوقت المناسب 

توفر المحاسبة السحابية الرؤى المالية الدقيقة في الوقت الفعلي، مما يمكن من اتخاذ قرارات أسرع وأكثر فعالية من قبل الإدارة. 

 

اقرأ أيضًا ما هي برامج ادارة الحسابات؟ لتتعرف علـى كيفية اختيار برنامج إدارة حسابات مناسب لشركتك 

 

تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف: كيف يمكن أن يؤثر ذلك على أداء الشركة؟  

يوفر استخدام الحلول المحاسبية المتقدمة إمكانيات لتبسيط العمليات المالية واستبدال الجهود اليدوية بالأتمتة، وبالتالي رفع دقة البيانات وتقليل حدوث الأخطاء.  

لا تعمل هذه الكفاءة التشغيلية على تسريع معالجة المعاملات فحسب، بل تساهم أيضًا في توفير الوقت والموارد بشكل كبير بما في ذلك تكاليف العمالة واستهلاك الورق والنفقات الإدارية ذات الصلة. تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف من خلال تنفيذ نظام محاسبة فعّال يمكن أن يكون له تأثير عميق على أداء الشركة بعدة طرق:  

• تحسين إدارة التدفق النقدي 

يساعد نظام المحاسبة الفعّال في إدارة أفضل للتدفق النقدي من خلال تتبع الواردات والمصروفات، مما يضمن توفر السيولة والامتثال للالتزامات المالية في الوقت المناسب.  

• التخطيط الاستراتيجي 

يتيح توفير الوقت والتكاليف للشركات توجيه الموارد نحو التخطيط الاستراتيجي بفعالية أكبر، مما يمكنها من التخطيط للنمو واتخاذ قرارات استثمار مستنيرة.  

• إعداد التقارير المالية الدقيقة 

تعزز الأنظمة المتميزة بالآليات الدقة في تقديم التقارير المالية عبر تقليل التدخل اليدوي، وهو ما يساعد على اتخاذ قرارات أفضل على جميع مستويات المؤسسة.  

• الاستعداد الجيد لمراجعة الحسابات  

يسهل نظام المحاسبة العمل الفعال للتدقيق من خلال تنظيم وترتيب سجلاته المالية، مما يجعل عملية التدقيق أكثر سلاسة وربما تقليل تكاليف التدقيق أيضًا.  

• زيادة التنافسية 

تتمكن الشركات التي تستغل أنظمة المحاسبة الفعّالة من الاستجابة بشكل أسرع لتغييرات السوق، والتشغيل بشكل أكثر مرونة. وهذا يمكن أن يسهم في تحقيق النمو المستدام والنجاح في السوق. 

 

إقرأ أيضا : ما هو البرنامج المحاسبي؟ ودوره السحابي

أمان البيانات في السحابة: كيف تحمي نظم المحاسبة السحابية المعلومات المالية؟ 

تعطي نظم المحاسبة السحابية الأولوية لأمن البيانات من خلال مزيج من التدابير التكنولوجية والإجرائية وتدابير الامتثال. توفر نظم المحاسبة القوية استراتيجيات أمنية شاملة لغرس الثقة في المستخدمين فيما يتعلق بسرية وسلامة وتوافر المعلومات المالية المخزنة في السحابة. ومن أهم هذه الاستراتيجيات: 

1- بروتوكولات التشفير

تستخدم أنظمة المحاسبة السحابية خوارزميات التشفير المتقدمة لتشفير البيانات المالية أثناء النقل والتخزين، وهذا يضمن أن تظل البيانات غير قابلة للقراءة -حتى في حالة حدوث وصول غير مصرح به- بدون مفاتيح فك التشفير المقابلة. 

2- ضوابط الوصول

يتم تنفيذ آليات قوية للتحكم في الوصول، مما يسمح للمنشآت بتحديد وتنظيم من يمكنه الوصول إلى معلومات مالية محددة. يتضمن ذلك مصادقة المستخدم ومستويات الترخيص والقدرة على مراقبة وتدقيق أنشطة المستخدم. 

3- عمليات التدقيق الأمني ​​المنتظمة

يقوم مقدمو الخدمات السحابية بإجراء عمليات تدقيق وتقييمات أمنية منتظمة لتحديد نقاط الضعف ومعالجتها على الفور، ويضمن هذا النهج الاستباقي بقاء النظام مرنًا في مواجهة تهديدات الأمن السيبراني المتطورة. 

4- حفظ النسخ الاحتياطية من البيانات

غالبًا ما تتضمن الأنظمة السحابية تدابير التكرار، وتوزيع البيانات عبر خوادم ومواقع متعددة. في أنظمة المحاسبة الفعالة، يتم إجراء عمليات النسخ الاحتياطي المنتظم تلقائيًا، مما يوفر أمانًا في حالة فقدان البيانات أو فشل النظام. 

5- الامتثال لمعايير الصناعة

يلتزم مقدمو خدمات المحاسبة السحابية الجيدة بمعايير ولوائح الأمان الخاصة بالصناعة. يضمن الامتثال لأطر العمل أن يلبي النظام متطلبات الأمان والخصوصية الصارمة. 

6- واجهات برمجة التطبيقات الآمنة

إذا كان النظام المحاسبي يتكامل مع التطبيقات الأخرى، فسيتم استخدام واجهات برمجة التطبيقات الآمنة (واجهات برمجة التطبيقات)، مما يضمن تشفير وحماية تبادل البيانات بين الأنظمة. 

7- تدريب المستخدمين على ممارسات أمن البيانات

يقدم موفرو المحاسبة السحابية موارد تدريبية وتعليمية للمستخدمين لفهم أفضل الممارسات لأمن البيانات، والتوعية بعدم المشاركة في سلوكيات محفوفة بالمخاطر يمكن أن تهدد سلامة النظام.
 

دور النظام المحاسبي السحابي في تحسين الأداء البيئي

تلعب أنظمة المحاسبة السحابية دورًا محوريًا في تعزيز الأداء البيئي وذلك ببدء عصر خالٍ من الورق. إن التحول من العمليات المالية التقليدية كثيفة الاستخدام للورق إلى التخزين الرقمي لا يحافظ على الأشجار فحسب، بل يقلل أيضًا من التأثير البيئي المرتبط بإنتاج الورق والتخلص منه.  

يتماشى هذا الانخفاض في استخدام الورق مع أهداف الاستدامة، مما يجعل الشركات أكثر مسؤولية من الناحية البيئية. بالإضافة إلى ذلك، تساهم المحاسبة السحابية في كفاءة استخدام الطاقة وتحسين استخدام الموارد بشكل عام، وهي حجر الأساس في الممارسات المستدامة، وبالتالي فإن تبني الحلول السحابية يمثل خطوة استراتيجية نحو تعزيز بيئة أعمال أكثر خضرة واستدامة.  

 

كيف يمكن للشركات تخصيص نظم المحاسبة السحابية وفقًا لاحتياجاتها الخاصة؟ 

تتطور أنظمة المحاسبة إلى أدوات ديناميكية لا تسجل المعاملات فحسب، بل تعمل كعوامل تمكين استراتيجية مبرمجة بشكل متخصص لتلبية المتطلبات المميزة لكل منشأة. لذلك، أصبحت أنظمة المحاسبة القوية تعزز المرونة والتخصيص لتمكن الشركات من مواءمة عملياتها المالية مع الاحتياجات التشغيلية التي تتناسب مع متطلبات الصناعة الخاصة بها.  

مع خدمات دفاتر في البرنامج المتخصص من إيرادي يمكن أن يحدد أصحاب الشركات ورواد الأعمال ما يريدون وضعه في أنظمتهم.  حيث تدعم حلول المحاسبة من دفاتر التخصص لتساعد المنشآت من خلال تبني استراتيجيات التخصيص، حتى تتمكن الشركات من الاستفادة من الإمكانات الكاملة لأنظمة المحاسبة السحابية، ومواءمة هذه الأدوات مع عملياتها وأهدافها التجارية الفريدة. ومن أهم الاستراتيجيات التي نعتمدها:  

•  إعدادات التكوين

  توفر منصة المحاسبة السحابية مجموعة من إعدادات التكوين، التي تمكن المنشآت من تخصيص هذه الإعدادات لتتوافق مع عملياتها المحاسبية المحددة وهياكل إعداد التقارير وسير العمل، وهذا يضمن أن النظام يتكيف مع المتطلبات الفريدة لكل منشأة.

• تخصيص مخطط الحسابات

  تقدم أنظمة المحاسبة السحابية دليل حسابات مرن ومتخصص ليعكس الصناعة المحددة للشركة ونموذج الأعمال واحتياجات إعداد التقارير، لضمان تقديم تقارير مالية دقيقة وذات صلة.

• أذونات المستخدم وضوابط الوصول

  يمكن للشركات تخصيص أذونات المستخدم وعناصر التحكم في الوصول لتتوافق مع التسلسل الهرمي الداخلي وبروتوكولات الأمان، وهذا يضمن أن الموظفين لديهم إمكانية الوصول فقط إلى المعلومات ذات الصلة بأدوارهم، مما يعزز أمن البيانات.

• التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث

  تسمح أنظمة المحاسبة السحابية التكامل مع مجموعة متنوعة من تطبيقات الطرف الثالث، حتى تتمكن الشركات من دمج الأدوات المتخصصة لمهام مثل إدارة المشاريع أو تتبع المخزون أو إدارة علاقات العملاء، وإنشاء حل أكثر شمولاً وتخصيصًا.

• سير العمل الآلي

  من خلال تصميم مسارات العمل المخصصة، تتمكن المنشآت من أتمتة المهام الروتينية والموافقات والإشعارات. 

• تخصيص التقارير

  توفر أنظمة المحاسبة السحابية المرونة في إنشاء التقارير المالية وتخصيصها، لتقديم المعلومات بتنسيق يناسب أصحاب المصلحة أو المستثمرين أو صناع القرار الداخليين. وهذا يضمن أن تكون التقارير ثاقبة وقابلة للتنفيذ.

• حقول البيانات والسمات

  يتيح نظام المحاسبة إضافة حقول وسمات بيانات مخصصة لكل منشأة، للحصول على بيانات محددة مرتبطة بعملياتها، ويعمل هذا التخصيص على تحسين عمق ودقة البيانات التي يتم تتبعها داخل النظام.

• تكوين الضريبة

  تختلف اللوائح الضريبية عبر المناطق والصناعات، لذلك تسمح أنظمة المحاسبة السحابية بتخصيص إعدادات الضرائب لضمان حسابات ضريبية دقيقة ومتوافقة بناءً على موقع الشركة وقوانين الضرائب المعمول بها حسب مجالها.

• قابلية التوسع

  يدعم نظام المحاسبة السحابية من حلول دفاتر قابلية التخصيص والتطوير لاستيعاب نمو الشركة، ويتضمن ذلك تعديل النظام للتعامل مع أحجام المعاملات المتزايدة والمستخدمين ومتطلبات تخزين البيانات.

• التدريب والدعم

  يمتد التخصيص إلى تدريب المستخدمين ودعمهم لتنمية مهارتهم في التعامل مع النظام المخصص. يمكن للشركات تصميم مواد تدريبية وموارد دعم لمعالجة الميزات والوظائف المحددة الأكثر صلة بأعضاء فريقها. 

 

مُلخص 

إن تطور أنظمة المحاسبة من الحلول الثابتة والموحدة إلى منصات قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة يمثل حقبة تحولية للشركات، حيث تعتبر القدرة على تصميم أنظمة محاسبية وفقًا للمتطلبات التنظيمية الفريدة لكل منشأة نقلة نوعية في الإدارة المالية.  

 في هذا العصر الذي يتسم بالتغير المستمر، حيث تتمتع كل صناعة بتعقيداتها الخاصة، تصبح القدرة على التكيف مع الأنظمة المحاسبية أساس في النجاح التشغيلي وتطور الأعمال الرائدة والصغيرة بسرعة، حيث يوفر التخصيص مجموعة من المزايا؛ بدءًا من تحسين سير العمل وتعزيز دقة البيانات إلى دعم القدرة على التكيف في مواجهة التحديات الخاصة بكل مجال عمل.