ما هو نظام ERP وما أثر تطبيقه على أداء المنظمات

في الوقت الذي تقرر فيه الشركات النامية البدء في عمليات التوسع، أهم ما تحتاج إليه وقتها هو استخدام أنظمة جديدة بمستوى عالي تتناسب مع التجديدات والتوسعات وتتماشى مع حجم السوق. بذكر الأنظمة المتكاملة والبرامج المتطورة من اهم هذه البرامج هو نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP او نظام ERP، سنتناول في السطور القادمة أهم النقاط التي تحتاج معرفتها عن أنظمة ERP وما هي اهم أنواع erp وأثر تطبيقها على المنظمات.

ما هو تعريف نظام ERP ؟

نبدأ بالمعنى اللفظي: يشير الاختصار ERP إلى المصطلح (Enterprise Resources Planning) وما يقابله في اللغة العربي “تخطيط موارد المؤسسة”. 

والمقصود هنا بأنظمة ERP هي مجموعة أنظمة برمجية صممت خصيصًا لتشكل الإدارة المتكاملة للعمليات الرئيسة في الشركة من خلال نظام برمجي مترابط يسهل الإدارة لتصبح أكثر دقة ومناسبة لجميع الشركات والمؤسسات  . بمختلف أنواعها وأحجامها.

تأثير نظام ERP على المنشآت الواعدة: 

تتيح أنظمة ERP للمنشأة النامية التي على وشك التوسع والانتقال لتقنيات أحدث القدرة على دمج إدارة التخطيط، الشراء، المخزون، المبيعات، التسويق، التمويل، الموارد البشرية، إدارة علاقات العملاء (CRM)، وإدارة سلسلة التوريد والمزيد من الإدارات معًا.

هذا الدمج الذكي يتيح للأقسام المختلفة التواصل وتبادل المعلومات والتقارير بسهولة أكبر مع بقية الشركة. حيث يجمع النظام معلومات حول نشاط وحالات الأقسام المختلفة، ويجعلها متاحة للأقسام الأخرى، ليتم استخدامها بشكل منتج.

مراحل نشأة نظام ERP:

ظهر المصطلح ERP للمرة الأولى عام 1990 من خلال مجموعة شركات (Gartner)،
التي أطلقت مصطلح تخطيط موارد المؤسسات ERP لوصف تطور أنظمة تخطيط متطلبات المواد materials requirements planning (MRP) وأنظمة تخطيط موارد التصنيع manufacturing resource planning (MRP II). 

بعدها توسعت هذه المفاهيم إلى ما هو أبعد من التصنيع داخل الشركات والمؤسسات، لتشمل أنظمة لإدارة العمليات المالية، وأنظمة لإدارة الموارد البشرية.

بحلول منتصف التسعينيات أصبحت لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات القدرة على التعامل مع جميع وظائف المؤسسة الأساسية. كما بدأت الحكومات والمنظمات غير الربحية في استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

في البداية ركزت أنظمة ERP على أتمتة وظائف المكتب الخلفي (back-office functions) التي لا تؤثر بشكل مباشر على العملاء والجمهور. وفى وقت لاحق عندما سهلت الإنترنت التواصل مع الأطراف الخارجية تم إدماج وظائف المكتب الأمامي (front office functions) التي تتعامل بشكل مباشر مع العملاء، مع أنظمة ERP. مثل إدارة علاقات العملاء (CRM)، أو أنظمة الأعمال الإلكترونية مثل التجارة الإلكترونية، الحكومة الإلكترونية، الاتصالات الإلكترونية، والتمويل الإلكتروني – أو إدارة علاقات الموردين (SRM).

تعرف الآن على نظام إدارة الموارد البشرية من دفاتر

اقرا المزيد

ماهي وحدات نظام ERP؟

يتكون نظام ERP من عدة وحدات متكاملة تعمل سويًا لتلبية احتياجات مختلفة في المؤسسة. وفيما يلي بعض الوحدات الشائعة في نظام ERP:

1. وحدة الإدارة المالية والمحاسبة: تتيح للشركة إدارة الحسابات المالية، والمصروفات، والتقارير المالية والميزانيات.
2. وحدة إدارة سلسلة التوريد: تهتم بتنظيم ومتابعة عمليات المشتريات والتوريد وإدارة المخزون وتتبع الشحنات وإدارة الموردين.
3. وحدة إدارة الإنتاج: تعمل على تخطيط ومتابعة عمليات الإنتاج وإدارة المخزون وجدولة الإنتاج ومتابعة جودة المنتجات.
4. وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM): تتيح للشركة إدارة علاقات العملاء وتتبع التواصل معهم وإدارة حملات التسويق وتحسين خدمة العملاء.
5. وحدة إدارة الموارد البشرية: تتعامل مع إدارة الموظفين والتوظيف والرواتب والمزايا والتدريب وتقييم الأداء.
6. وحدة إدارة العقود والمشتريات: تساعد في إدارة وتتبع العقود وعمليات المشتريات والموردين والدفعات المالية.
7. وحدة إدارة العمليات: تتمثل في تحسين العمليات الداخلية للشركة وتوفير تكامل وتنسيق أفضل بين الإدارات المختلفة. 

هذه مجرد بعض الوحدات الشائعة في نظام ERP، ويمكن أن تختلف تبعًا لاحتياجات كل شركة وصناعة. تعتبر هذه الوحدات المتكاملة أساسية لتحقيق التنسيق والتكامل في جميع جوانب العمل في المؤسسة

أهم مزايا نظام ERP وأثر تطبيقه على أداء المنظمات

تُستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لمساعدة الشركات على التغلب على التحديات المختلفة، بدءًا من الشركات الصغيرة وحتى الشركات الضخمة. قد لا تقدم الممارسات التجارية التقليدية ما تحتاجه هذه الشركات من طلبات متزايدة وأدوات عمل أكثر كفاءة أو الإدارة المنظمة بنفس الفعالية التي تقدمها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

وتتلخص المميزات وأثر تطبيق نظام ERP على المنظمات فيما يلي:

1. تعزيز التكامل على مستوى المؤسسة:
   يتم التكامل بين إجراءات العمل عبر الأقسام المختلفة ووحدات الأعمال. على سبيل المثال، عندما يتم عمل طلب مبيعات جديد (Sales Order) فانه يقوم تلقائياً بفحص حد ائتمان العميل، والاستعلام عن توفر المنتج، ويقوم بتحديث جدول خطه التوزيع (distribution schedule). بمجرد أن يتم شحن الطلب، تصدر الفاتورة تلقائياً.
2. ميكنة إجراءات سير العمل:
   أحدثت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ثورة في رؤية سير العمل. الآن، حتى عندما تكون في المقر الرئيسي لمكتبك، يمكنك فتح قاعدة بيانات مشتركة من مجموعة تخطيط موارد المؤسسات للحصول على تفاصيل في الوقت الفعلي حول ما يحدث في نفس الوقت في مصانعك بالخارج ومراكز التوزيع.
3. ذكاء الأعمال وتحليلات البيانات:
   تُستخدم حلول تخطيط موارد المؤسسات أدوات ذكاء الأعمال (BI) لتوفير أساليب جمع البيانات والتحليلات وإعداد التقارير. هناك أيضًا طرق لتحليل البيانات في الوقت الفعلي لإجراء تغييرات فورية على عمليات الإنتاج الخاصة بك. يمكنك أيضًا استخدام البيانات التاريخية للتنبؤ بالأعمال.
4. حلول قابلة للتخصيص:
   يجب على كل شركة أن تأخذ في الاعتبار بعض المتغيرات الفريدة في عملياتها. مثلًا: هل عملك يعتمد على شركات دولية؟ هل يتعين عليك بانتظام تقديم المستندات الرسمية للجهات الحكومية؟ هل يستهدف قسم التسويق الخاص بك الجماهير عبر قنوات التواصل الاجتماعي؟
   الإجابة على كل هذه الأسئلة تكمن في برامج تخطيط موارد المؤسسات التي توفر لك حلول مخصصة لتناسب احتياجات عملك بالتفصيل!
5. إدارة الامتثال التنظيمي:
   إدارة ومراقبة الامتثال للمعايير التنظيمية داخل المؤسسة، وحتى إعداد تنبيهات لعدم الامتثال في الوقت المناسب.
6. خفض التكاليف وتحسين كفاءة العائد على الاستثمار:
   وذلك عن طريق زيادة الإنتاجية وكفاءة العمل نتيجة التكامل والأتمتة التي توفرها هذه الأنظمة للمؤسسات المختلفة.
7. إدارة المخاطر وأمن البيانات:
   حماية شركتك من الممارسات الاحتيالية أكثر أهمية من أي وقت مضى في العصر الرقمي، خاصة إن كانت شركتك تتعامل مع الكثير من البيانات الحساسة. يوفر استخدام نظام (ERP) واحد الأمان من خلال الاحتفاظ بجميع الوثائق والاتصالات المهمة في مكان واحد. يمكنك أيضًا تقليل تكرار البيانات عن طريق الاحتفاظ بجميع معلوماتك في نظام واحد متماسك.
8. تحسين موثوقية سلسلة التوريد وشبكة التوزيع:
   وذلك عن طريق استخدام آلية تخطيط متطلبات المواد (MRP) للتنبؤ بالعرض والطلب والاستعداد للتدفقات في الطلبات وسلسلة التوريد.

ما هي أنواع أنظمة ERP؟

الآن سنستعرض لك الأنواع التشغيلية المختلفة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP):

• أنظمة في مكان العمل On-premises ERP:
  وهذه عبارة عن مجموعة برامج يتم تشغيلها على أجهزة العمل في موقع شركتك. صممت هذه الأنظمة للشركات من جميع الأحجام، وعلى الرغم من أنها قد تكون أكثر ملائمة للشركات الصغيرة والمتوسطة.
•  أنظمة مفتوحة المصدر Open-Source ERP:
  مثلها مثل أي برنامج مفتوح المصدر، يتيح لك هذا الحل فحص وتعديل وتحسين كود مصدر النظام الخاص بك. يتميز هذا الحل بأنه يخصص لك التطبيقات التي تتناسب مع مكان عملك بشكل أفضل.
• الأنظمة المبنية على السحابة Cloud-Based ERP:
  وهذا الحل يقدم لك البرمجيات على صورة خدمات تقنية سحابية بدلًا من تركيبها على أجهزة شركتك. هذا الحل هو الأنسب في ظل عصر التحول الرقمي لأنه يتيح لك الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي من أي مكان طالما أن لديك اتصال بالإنترنت. يتميز هذا الحل أيضًا بانه مناسب للشركات الصغيرة، المتوسطة والكبيرة. وهذا هو النظام المتبع في دفاتر Dafater للحلول المتكاملة.
• الهجين بين البرامج المحلية والسحابية Hybrid ERP:
  وهذه الانظمة تجمع بين انظمة تخطيط موارد المؤسسة المحلية والقائمة على السحابة.

من بين الأنواع السابقة، يعد حل الخدمات السحابية هو الأكثر مثالية للشركات متعددة المواقع والتي تحتاج للتنسيق مع بعضها البعض واللحظية في توصيل البيانات. إن كنت تشعر أن هذا النوع هو الأنسب لمنشأتك يمكن الاستعانة بخدمات منصة الإدارة المتكاملة دفاتر .

متى تتأكد أنك بحاجة لنظام ERP؟

إن كنت بصدد التوسع في منشأتك والبحث عن حلول أكثر فعالية لمرحلة جديدة تتناسب مع العصر الرقمي فإليك ثلاث علامات تخبرك بأنك بحاجه لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP):

البرامج الحالية لا تتيح لك التطور الذي تبحث عنه:
إذا كان برنامجك الحالي يضع حدودًا على توسعك السوقي وقدرتك على التطور على نطاق عالمي، فربما حان الوقت للحصول على أحد الأنظمة التي تقوم بذلك بشكل أكثر احترافية.

تتعامل مع أنظمة مختلفة:
عندما تتغير التكنولوجيا، تلاحظ أن أنظمتك المختلفة لا تعمل بشكل جيد معًا. ربما تلاحظ أن البرنامج المحاسبي الجديد الخاص بك غير متوافق مع نظام الموارد البشرية الجديد لديك، وأنك تشعر بالملل من تضييع الوقت والموارد لمحاولة إيجاد حل معًا.

لم تعد خدماتك تلبي توقعات العميل:
إذا كان موظفوك عملاؤك يعملون بشكل متنقل ولا يستوعبهم نظامك، فقد حان الوقت للاستثمار في أحد الأنظمة التي تستوفي الاحتياجات الفردية. إذا شعرت بأنه لا يمكنك تحمل الاستثمار في استيفاء توقعات عملائك، ولا ترغب في إعطاء فريقك الأدوات اللازمة لنجاحهم، فسوف تفقدهم لصالح إحدى الشركات المنافسة النقية والبسيطة.

كيف تختار الحل الأنسب لك من أنظمة ERP؟

قد يكون اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات الأنسب لك مهمة شاقة في ظل وجود العديد من الحلول البرمجية للاختيار بينها. عند اختيار نظام يتناسب مع منشأتك، ضروري أن يلبي الاختيار احتياجات وأهداف شركتك ويوفر لك الدعم المطلوب لتنفيذ خططك المرجوة.

جمعنا لك قائمة سريعة بالنقاط المهمة عند المقارنة بين انظمة تخطيط موارد المؤسسة، لتساعدك في تضييق دائرة الاختيارات.

هل يساعدك النظام/ مُقدم الخدمة على تحقيق ما يلي:

• تلبية متطلبات مؤسستك؟
• التوافق مع أهداف الشركة؟
• التكامل مع الأنظمة الحالية؟
• خيارات تدريب/ دعم احترافية لفريقك؟
• التطوير والتحديث المستمر للاستفادة من التكنولوجيا الجديدة والتكييف مع التحديات؟

إن كنت غير متأكدًا من أين تبدأ، أو كيف تكمل ما بدأته في رحلتك مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP، أو لا تزال بحاجه لشخص يشرح لك بشكل مبسط وأكثر تفصيلًا، يمكن الاستعانة بالخدمات الاستشارية المجانية لفريق منصة الإدارة المتكاملة دفاتر الآن

كما يمكنك طلب تجربة مجانية على النظام لتتعرف عليه بشكل عملي وتكتشف بنفسك المزيد من الخصائص الآن

استمتع بتجربة حلول باور المرنة من دفاتر مجانا .. أفضل نظام ERP يقدم لك خيارات متنوعة تتاسب مع حجم أعمالك.

واستفد من خبرات فريقنا المتخصص لتوجيهك لأفضل الخيارات والميزات الإدارية

استكشف الآن

تعلمنا في هذا المقال عن نظام ERP ومدى أهميته لدى كافة الشركات، كما أنه من اهم الاعمدة التي تستند عليها بعض الشركات والمؤسسات وأيضا المنشآت. لكونه البرنامج الأفضل لإدارة مواردك وترتيبها. وأيضا اكتسبنا معلومات عن طريقة تطويره وطريقة الاستفادة القصوى منه. يمكن أن يكون نظام ERP استثمارًا باهظًا، ولكن يمكن أن يوفر أيضًا فوائد كبيرة للشركات من جميع الأحجام ليسمح لها بتحسين كفاءتها واتخاذ قرارات أفضل.