لماذا يحتاج اصحاب المشاريع الصغيرة والناشئة برنامج محاسبي

لماذا يحتاج اصحاب المشاريع الصغيرة والناشئة برنامج محاسبي

هل واجهتك صعوبات باستخراج تقارير مالية دقيقة ومفصلة عن وضع شركتك ومؤسستك المالي؟ يستهلك استخراج التقارير المالية وقت طويل جدا منك؟ ليس لديك قوالب مخصصة لفواتير بنفس هوية مؤسستك وشركتك لإرسالها لعملائك بالوقت المطلوب حال استحقاق دفعات لك؟ والكثير من الصعوبات والمعاناة التي يعانيها أصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة ورواد الأعمال لعدم امتلاكهم البرامج الأساسية التي تسهل سير حياة مشاريعهم.

تحتاج أغلب المشاريع، والشركات الصغيرة والمتوسطة لبرامج تسهل سير عملها وإدارتها، بدءًا من البرامج المكتبية (كبرامج وورد، واكسيل، وبوربوينت)، بالإضافة الى برامج ادارة العملاء CRM، والبرامج المحاسبية لإدارة الموارد المالية للشركة.

في هذه التدوينة سنتطرق لأهمية امتلاك برنامج محاسبي للشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة.

تتلخص أهمية امتلاك برنامج محاسبي في النقاط التالية

أهمية البرامج المحاسبية

1- تسريع إنجاز المهام المختلفة في المؤسسة

مع مرور الوقت تزداد الملفات والبيانات الخاصة بالعملاء، وبالتالي تصبح عملية مراجعة البيانات القديمة والفواتير أكثر صعوبة. وحتى إذا فرضنا أنك تقوم بترتيب كافة الملفات الخاصة بشركتك بشكل منظم لتوفير المجهود، لن نتكمن من توفير الوقت الضائع في استخراجها واعادة تنظيمها بعد انتهاء حاجتك اليها.

برنامج المحاسبة في شركتك سيوفر عليك كل هذا المجهود والوقت الضائعين لاستخراج أي بيانات خاصة بأي عميل بضغطة زر أو ضغطتين. سيكون لديك قاعدة بيانات كاملة توفر لك كل ما تحتاجه عن عملائك والموردين والمناديب والموظفين. بالإضافة إلى سجلات البيع والشراء والمخازن وشيكات التحصيل وغيرها.

2- دقة بالغة في تسجيل التعاملات المالية

البرنامج المحاسبي في مؤسستك سيتيح لك ادخال البيانات أسهل وأسرع، بالإضافة الى تقليل نسبة الخطأ البشري الناتجة عن الإدخال اليدوي أو استخدام برامج غير متخصصة. هكذا ستصمن إتمام كافة التعاملات المالية اليومية باحترافية وكفاءة عالية.

3- استخراج تقارير مالية وإدارية مفصلة

انشاء التقارير المالية المفصلة سيسهل قراءه وضع الشركة المالي واتخاذ القرارات المصيرية بالوقت الصحيح واللازم. حيث تسهل لك البرامج المحاسبية المتخصصة الحصول على تقارير يومية مثل الأرباح والخسارة والميزانية والحسابات، مما سيجعلك قادر على اتخاذ القرارات الإدارية اللازمة لزيادة كفاءة المؤسسة.

4- استهلاك مساحة أقل ودخول آمن من أي مكان

تخيل أنك تتعامل مع 100 عميل زيادة كل عام، كم ستحتاج من مساحات فارغة لتخزين الملفات الورقية الخاصة بكل عميل؟ الحل الأمثل لهذه المشكلة يكمن في البرامج المحاسبية التي تخزن بيانات كل عميل لديك آليًا مما يسهل عليك تخزينها واسترجاعها في أي وقت.

وفي حالة استخدامك للبرامج المحاسبية التي تعمل بالتقنية السحابية، مثل أنظمة منصة الإدارة المتكاملة دفاتر، سيتيح لك هذا الوصول لهذه البيانات عبر الإنترنت في أي وقت ومن أي مكان.

5- سهولة إحصاء وتحديث أصنافك باستمرار

استخدام التعاملات الورقية مرهق، وفي كل مرة ستقوم بكتابة فاتورة بيع ستحتاج للتواصل مع المخزن لاستبدال البضاعة المباعة بأخرى جديدة، وبعدها سيحتاج المخزن لتحديث تقرير بضاعته وهكذا. اما إن كنت تستخدم برنامج محاسبي متخصص، فهذا سيسهل عليك معرفة أسعار البضاعة والقطع المتوفرة وتحديث البيانات اولًا بأول فيما بين منافذ البيع والمخازن. وبالتالي كل سجلاتك وأرصدة حساباتك ستكون مصنفة ومحدثة مما يوفر لك الوقت والمجهود ويحميك من أي نسبة خطأ.

6- أمن البيانات وخدمات النسخ الاحتياطي

تحدثنا عن صعوبة الاحتفاظ بنسخة ورقية لكل تفصيل تخص كل عميل، تخيل كم الورق اللازم إن كنت ترغب في الاحتفاظ بنسخة احتياطية لمزيد من الأمان؟ وإذا كان لديك المساحة التخزينية الكافية، تخيل أن يحدث حريق مثلا أو أتلف أحدهم الفواتير دون قصد؟ لذلك انت بحاجة لخدمات النسخ الاحتياطية التي يوفرها لك البرنامج المحاسبي سواء اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية او حتى السنوية. هذا يبقيك دائمًا بعيدًا عن أي مخاطرة ببيانات عملائك.

7- زيادة الإنتاجية وخفض التكلفة

تساهم البرامج المحاسبية في تقليل الوقت والمجهود على المحاسبين بمنشأتك، كما أنها تعمل على تسهيل مهمة مكاتب المراجعة ومكاتب التدقيق، وذلك باكتفائهم بأخذ عينه بسيطة من البيانات. بالإضافة إلى أنك ستستطيع مراقبة المخازن والمصانع ومعرفة دورة العمل وما الذي ينقصك، هذا غير أنها ستساعدك على تحصيل أقساطك من عملاء القسط وتسديد الشيكات المتأخرة للبنوك.

8- إمكانية تعدد العملات

إذا كنت تتعامل مع مورد أجنبي مثلا يمكنك تحويل العملة المستخدمة للدولار وهذا سيفيدك في وقت تحصيل الفاتورة واختلاف سعر الدولار مما سيحميك من مشكلات مالية كبيرة عن الدفع حسب قيمة العملة.

9- إعداد مسيرات الرواتب

سيمكنك أيضا البرنامج المحاسبي المتخصص من إعداد مسيرات رواتب موظفيك والعاملين لديك بشكل سريع وسلس كل شهر. وسهولة حساب المصاريف مكافئات نهاية الخدمة والمصاريف الخارجة عن المرتب.

10- خفض عدد الموظفين بمنشئاتك

وذلك لما ستقوم به البرامج المحاسبية بالنيابة عن موظفيك من تسهيل لكافة العمليات الخاصة بإدخال البيانات والأرشفة المنظمة والتصنيف واستخراج التقارير وغيرها. سيقوم البرنامج المحاسبي بمساعدتك في إدارة كافة حسابات منشاتك وكل متطلباتها بكل سهولة ويسر مما سيوفر لك المال والجهد المبذولين في تعيين وتدريب موظف لكل مهمة خلال التعاملات اليومية.

تعرف على نظام دفاتر المحاسبي وما يقدمه لك من خدمات ومزايا متعددة، والذي يدعم التقنية السحابية ليتناسب مع متطلبات التحول الرقمي الكامل داخل منشاتك. كما يمكن التواصل مع فريقنا المتخصص والحصول على تجربة مجانية الآن

 

جرب مجاناً الآن

المصادر

2021-04-13T09:10:20+00:00محاسبة|