غيرت رحلة التحول الرقمي الكثير من جوانب الحياة من حولنا، ومكنتنا من تسخير تكنولوجيا المعلومات وتطويعها لتسهيل معاملاتنا اليومية والحصول على أفضل النتائج بأذكى وأسرع الطرق فإليكم الاجابة عن سؤال ما هي الفوترة الإلكترونية ومتطلبات تطبيقها في منشأتك؟ من خلال هذا المقال. كانت المعاملات المالية من أكثر المعاملات تعقيدًا، وأكثرها عرضة للأخطاء البشرية والسقطات، لطولها وكثرة تفاصيلها، لكن اليوم بفضل تكنولوجيا المعلومات والتجديدات التي نشهدها كل يوم في رحلة التحول الرقمي اختلف الأمر تماما.إصدار الفواتير على سبيل المثال لا الحصر، كان يتصدر قائمة المهام الصعبة في المعاملات اليومية من قبل لانعدام المرونة في تحصيلها تحليلها وحصرها، لكن اليوم وبعد تطور فكرة الفاتورة الإلكترونية أصبح الأمر غاية في البساطة والسهولة. أحدثت ثورة الفاتورة الإلكترونية فارقا كبيرا في عالم الفواتير والتحصيلات، وغيرت الكثير في عالم الأعمال اليوم، وإليك كل ما تحتاج معرفته عن الفوترة الإلكترونية ومتطلبات تطبيقها في منشأتك.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها وتعديلها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، وتحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية.
على سبيل المثال لا الحصر، لا تعتبر الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية. ويمكنك قراءة المزيد في مقال شروط الفوترة الإلكترونية
ويشمل مكونات وشكل الفاتورة الإلكترونية التالي:
- الرقم الفريد للفاتورة
- التوقيع الإلكتروني
- الختم الإلكتروني
- صيغة الفاتورة الإلكترونية
- العناصر المضمنة في الفاتورة الإلكترونية
يجب أن تتضمن الفاتورة المكونات السابقة، بالإضافة إلى وضع معايير فيما يخص طريقة تحويل الفاتورة الإلكترونية وإرسالها ومعالجتها وتحليلها والتحقق من صحتها ووضعيتها القانونية. يتم ذلك من خلال الإدارات المعنية في الدولة مثل إدارات الضرائب، وذلك لزيادة الكفاءة والفعالية بين الأطراف المنخرطة في هذه العملية والتدخل في حل النزاعات الناشئة إذا لزم الأمر.
فوائد الفاتورة الإلكترونية؟
للفاتورة الإلكترونية العديد من الفوائد والاستخدامات التي ستغير مفهومنا عن الفواتير التقليدية بالكامل وستساعد بشكل كبير جدا في المعاملات المالية وأهمها:
- سهولة ومرونة التحقق من استكمال البيانات الرئيسية للفاتورة بدقة
- التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني وصحة سريانه وفعاليته لتجنب التعامل مع الكيانات الوهمية.
- استخدام الفاتورة الإلكترونية على أنها وسيلة دعاية وترويج للشركة؛ وذلك من خلال تضمين روابط وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة لإبقاء المشتري على تواصل مع موفر الخدمة.
- الاحترافية وزيادة نسبة رضا العميل عن الشركة لما تظهره من احترافية في التعامل والتسهيلات المقدمة من خلال إرسال الفاتورة بنسخة رقمية عند توفير وسائل دفع إلكترونية معها.
- صلاحية الوصول وتسهيل عملية الرجوع إلى الفواتير لمراجعتها وتدقيقها وطباعتها وغيرها من العمليات التي لم تكن ممكنة مع مثيلاتها من الفواتير الورقية
- سهولة الحفظ والتخزين والأرشفة، على عكس مثيلاتها الورقية، لا تتطلب حيزًا ماديًا أو إجراءات سلامة مخصصة ضد التلف أو الفقد.
فيما سبق ألقينا نظرة عامة عن مفهوم الفاتورة الإلكترونية وفوائد استخدامها، الآن نسلط الضوء على منظمة الفوترة الإلكترونية في السعودية وكل المعلومات التي تحتاج معرفتها بالتفصيل.
منظومة الفوترة الإلكترونية في السعودية
نشرت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك منذ أيام قرار ضوابط ومتطلبات الفوترة الإلكترونية (فاتورة)، والتي سيتم تطبيقها على مرحلتين اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021م.
ما هي الفوترة الإلكترونية ؟
الفوترة الإلكترونية هي عملية تحويل الفواتير الورقية إلى فواتير إلكترونية منظمة سهل معالجاتها وتحليلها ومشاركتها إلكترونيا. والفاتورة الإلكترونية هي نفس الفاتورة التي نعرفها، لكنها تكون صادرة من نظام الكتروني فيما بين أي تاجر خاضع لضريبة القيمة المضافة والمشتري. لكن طبعا الفاتورة الورقية، أو المكتوبة بخط اليد، أو المصورة، او المطبوعة عن طريق برامج تحليل النصوص أو تحليل الأرقام لا تعتبر فاتورة إلكترونية، وآلية عمل الفوترة الإلكترونية لها حالتين:
- أن تكون حالة البيع والشراء بين منشأتين، فيتم تبادل الفواتير عن طريق نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP.
- أو تكون العملية بين منشأة خاضعة لضريبة القيمة المضافة والأفراد، عن طريق جهاز الكاشير الموجود في المحلات التجارية. ولها انواع وأشكال مختلفة.
تهدف منظومة الفوترة الإلكترونية في المملكة إلى تحويل عملية اصدار الفواتير والإشعارات الورقيـة إلى عملية إلكترونية تسـمح بتبادل الفواتيـر والإشعارات المدينة والدائنة ومعالجتها بصيغة الكترونية منظمة بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل.
تعرف ايضا علي مميزات نظام الادارة المتكامل من دفاتر.
ما هي المستندات التي لا تصنف ضمن الفواتير الإلكترونية؟
بيانات الفاتورة غير المنظمة الصادرة بصيغة على سبيل المثال PDF أو Word الفاتورة الورقية الممسوحة ضوئيا بأي صيغة كانت على سبيل المثال لا الحصر JPG أو PDF فاتورة غير منظمة على صفحة ويب أو في بريد إلكتروني.
المتطلبات الأساسية للحلول التقنية المرتبطة بمنظومة الفوترة الإلكترونية
حددت الهيئة العامة للزكاة والدخل في المملكة من قبل بعض المتطلبات الأساسية للحلول التقنية ذات الصلة بالعمليات التي تتم على الفاتورة الإلكترونية من إصدار وحفظ وأرشفة بصيغة إلكترونية كحد أدنى عند أي تاجر وهي:
- الاتصال بالإنترنت.
- الالتزام بالاشتراطات والضوابط المتعلقة بأمن البيانات والمعلومات و الأمن السيبراني في المملكة.
- أن يكون الحل التقني المستخدم في الربط غير قابل للتلاعب بالفواتير، على أن يتضمن آلية لكشف أي حالة تلاعب (anti-tampering).
- أن يكون الحل التقني قابلًا للربط مع الأنظمة الخارجية باستخدام واجهة برمجة تطبيقات (API).
من هم الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية؟
- كل المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية.
- أي طرف يصدر فاتورة ضريبية بالنيابة عن أحد المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.
- يستثنى المكلفين غير المقيمين في المملكة.
تعرف اكثر على : من هم الملزمون بنظام الفوترة الالكترونية؟
متى يتوجب إصدار فواتير إلكترونية؟
إذا كنت تملك محل تجاري وتخدِم المستهلك النهائي ومِن الملزمين بضريبة القيمة المضافة، ستكون بحاجة لإصدار فواتير إلكترونية عن جميع عمليات البيع التي تجريها مَع عملائك وتصدر عَليها فاتورة ضريبية. أي أنك ستُكمِل إصدار فواتير ضريبية كما اعتدت عليه، ولكِن بدلًا مِن إصدارها بصيغة ورقية، ستقوم بإصدارها وحفظها بمساعدة نِظام متوافِق مع متطلبات هيئة الزكاة.
ما هي متطلبات وعناصر الفواتير الضريبية؟
ليس هناك صيغة محددة يجب تطبيقها عند إصدار الفاتورة الضريبية، ولكن يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية التي سيتم إصدارها فِي 4 ديسمبر 2021 عَلى بعض المعلومات التي نصت عليها اللائحة التنفيذية للنظام، وهي:
- نوع الفاتورة
- في حال تم إصدار الفاتورة نيابة عن شخص، يجب ذكر أن “الفاتورة أصدرت من قبل طرف ثالث بالنيابة عن …”
- الرقم التسلسلي الذي يميز الفاتورة
- رمز الاستجابة السريع (QR Code)
- تاريخ إصدار الفاتورة (YYYY-MM-DD)
- اسم وعنوان التاجِر
- الرقم الضريبي
- وصف السلعة أو الخدمة
- سعر السلعة أو الخدمة
- الكمية المباعة
- إجمالي المبلغ (غير شامل لضريبة القيمة المضافة)
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة
- إجمالي قيمة الفاتورة (شامل لضريبة القيمة المضافة)
لماذا تقوم المملكة العربية السعودية بتطبيق الفوترة الإلكترونية؟
للفوترة الإلكترونية فوائد عديدة أهمها:
- الحد من تعاملات الاقتصاد الخفي
- زيادة نسبة الالتزام في تقديم الإقرارات الضريبية
- الحد من التستر التجاري
- الموائمة مع الممارسات العالمية الرائدة وتحسين تصنيف المملكة في المؤشرات الدولية ذات العلاقة
- تعزيز المنافسة العادلة وحماية المستهلك
ماهي آلية تطبيق منظومة الفوترة الإلكترونية؟
أعلنت الهيئة العامة للزكاة بالمملكة أن آلية تطبيق المنظومة سيتم على مرحلتين رئيسيتين:
- المرحلة الأولى: بداية مِن 4 ديسمبر 2021: يلزم على التجار إصدار وحفظ فواتير إلكترونيا منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية، ويشمل الإلزام جميع الخاضعين لضريبة القيمة المضافة (باستثناء الخاضعين الغير مقيمين في المملكة) وأي شخص يقوم بإصدار فاتورة ضريبية بالنيابة عن الفرد الخاضع للضريبة.
- تبدأ المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية بداية مِن 1 يناير 2023: يلزم ربط أنظمة إصدار الفواتير الإلكترونية التي يستخدمها المكلفين بأنظمة الهيئة العامة للزكاة والدخل بهدف مشاركة البيانات والمعلومات.
تعرف ايضا على: دعم الفوترة الالكترونية
وتشمل متطلبات الالتزام بالفوترة الإلكترونية (فاتورة) للمرحلة الأولى (4 ديسمبر 2021م) 3 خطوات:
- عدم إصدار فواتير مكتوبة بخط اليد.
- التأكد من وجود نظام فوترة في منشأتك متوافق مع المتطلبات.
- التأكد من وجود جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
ويمكنك الاطلاع الدليل المبسط لتنفيذ متطلبات المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية (فاتورة) الذي نشرته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما تقدمه دفاتر بخصوص الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى
- دفاتر من أولى الشركات التي تعقد ورش العمل للفوترة الإلكترونية مع الهيئة العامة للزكاة والدخل والجمارك
- دفاتر منصة إدارة متكاملة بها نظام فوترة متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية (فاتورة) لمرحلة الأولى.
- إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها عن طريق أنظمة الفوترة الإلكترونية وعدم إصدار فواتير مكتوبة بخط اليد أو ببرامج تحرير النصوص من خلال منصة دفاتر.
- إدارة كاملة للمستخدمين والصلاحيات.
- التحكم في تسلسل الفواتير وعدم تكرارها وتوحيد التسلسل.
- دعم QR كود في الفواتير الضريبية والضريبية المبسطة الخاصة بالمرحلة الأولى.
- دعم التشفير الخاص بالمرحلة الأولى.
- في انتظار اعلان الهيئة العامة للزكاة والدخل لمتطلبات الربط لتنفيذ المرحلة الثانية.
أنظمة دفاتر واحدة من الأنظمة المعتمدة ضمن قائمة موردي نقاط البيع وبرامج المحاسبة التي أصدرتها الهيئة، والتي توفر لك الربط المتكامل مع أنظمة المملكة في رحلتك للتحول الرقمي.
كما أن أنظمة دفاتر تحتوي على خاصية الربط مَع الأنظمة الخارجية باستخدام واجِهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بدفاتر، حتى يمكنك مزامنة كافة الفواتِير الإلكترونية معه لضمان إصدار وحفظ فواتير إلكترونية متكاملة لكل عمليات البيع.
يمكنك التواصل معنا ومعرفة المزيد عن الخدمات والمزايا التي تقدمها لك منصة الإدارة المتكاملة دفاتر وكيف ستساعدك في عملية الربط وتحقيق منظومة الفوترة الإلكترونية لإدارة تجارتك. لدينا فريق كامل من المتخصصين في المجال وسيسعدهم التواصل معك في جلسة مجانية.
أفضل برنامج للفاتورة الالكترونية في السعودية:
جوابك هو عند منصة دفاتر لانها المنصة المتكامله لإدارة أعمالك وإصدار الفواتير الإلكترونية لتساعدك على التحول الرقمي والامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية كما انها من أولى الشركات التي عقدت ورش العمل للفوترة الإلكترونية مع الهيئة العامة للزكاة والدخل والجمارك.
منصة دفاتر هي الحل الأمثل للشركات والمؤسسات التي تبحث عن منصة متكاملة لإدارة أعمالها وإصدار الفواتير الإلكترونية.كمثال اوضح اقرأ عن ماتقدمه دفاتر بخصوص الفوترة الالكترونية للمرحلة الأولى.
المصدر
هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
الشركات الملزمة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية تشمل الآتي: كل المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية - أي طرف يصدر فاتورة ضريبية بالنيابة عن أحد المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة. علماً بأنه يستثنى المكلفين غير المقيمين في المملكة.
بدأت المرحلة الأولى من تطبيق الفوترة الإلكترونية في ديسمبر 2021، وتبدأ المرحلة الثانية في 1 يناير 2023. ما هي الشركات الملزمة بتطبيق الفاتورة الالكترونية؟
متى يبدأ تطبيق الفوترة الالكترونية؟
