يعتبر سند القبض الالكتروني من أهم الوثائق المالية التي تحتاجها الشركات والمؤسسات التجارية، فهي عبارة عن وثيقة إلكترونية مستخدمة لعدة أغراض ومن أهمها توثيق استلام المبالغ النقدية من طرف يتعامل مع الشركة. في هذا المقال نتعرف أكثر على أهمية السند لك، والمزايا التي يمكن الاستفادة منها وأكثر 3 مشكلات شائعة لاستخدامه وجوانب عديدة أخرى.
ما هو سند القبض العادي والالكتروني؟
هناك فوارق جوهرية بين كل من سند القبض العادي والالكتروني، حيث يتم استخدامهما في الشركات المالية لتوثيق المعاملات المالية والمحاسبية، وفيما يلي نتعرف أكثر على الفارق بينهما:
سند القبض العادي
يعتبر من الوثائق المالية الهامة، وهو عبارة عن وثيقة مكتوبة ورقيًا مستخدمة لتوثيق مبلغ نقدي من طرف لطرف آخر، وذلك لحفظ حقوق الطرفين في المعاملة وهما العملاء من جهة، والشركات والمؤسسات التي تصدر هذه الوثائق من جهة أخرى.
لكن هذا ليس كل شيء عن سند القبض العادي، حيث توجد عدة أغراض لاستخدامه ومنها:
- توثيق المعاملات النقدية خاصة المدفوعات.
- توفير أدلة على استلام الأموال نقدًا لحفظ حقوق جميع الأطراف.
- سهولة العمليات المحاسبية والمالية للشركة.
كما توجد عدة عناصر يتكون منها سند القبض العادي ورقيًا مثل رقم السند وتاريخ إصداره واسم كل من المستلم والدافع وقيمة المبلغ، وتوقيع المستلم.
إقرأ أيضا: ما الفرق بين المحاسبة وامساك الدفاتر المحاسبية؟ (محدث 2024
سند القبض الإلكتروني
عبارة عن نسخة رقمية إلكترونية صادرة من الشركة ومستخدمة في كافة أنظمتها المالية والمحاسبية إلكترونيًا، وذلك لتوثيق استلام الأموال، وضمان حقوق المتعاملين.
أما محتويات السند الإلكتروني، فهي لا تختلف كثيرًا عن النسخة الورقية، حيث يجب أن تتضمن رقم السند وتاريخ الإصدار واسم المستلم واسم الدافع وقيمة مبلغ المعاملة ووصف المعاملة وطريقة الدفع، ثم في النهاية توقيع المستلم سواء توقيع إلكتروني أو صورة هويته.
مزايا سند القبض الالكتروني
هناك عدة مزايا لسند القبض تجعله من أهم الوثائق المالية الضرورية للشركات والمؤسسات، وهذه بعض من مزاياه:
- قلة الأخطاء: يتميز السند الإلكتروني أنه قليل الأخطاء التي قد توجد في السند الورقي.
- سرعة المعاملات: إصدار السند الإلكتروني يساعد على إتمام المعاملات المالية وتوثيقها بسرعة وكفاءة مقارنة بالسند الورقي.
- تقليل التكاليف: يمكن من خلال استخدام سند القبض الإلكتروني، توفير النفقات التي تحدث في حال الاعتماد على السند الورقي، حيث توفير الورق والأحبار وباقي الأدوات.
- سهولة الوصول والأرشفة: تتميز المستندات الإلكترونية بسهولة الأرشفة والوصول إليها من خلال النظام الإلكتروني للشركة.
متى يتم تقديم سند القبض ومتى يتم استلامه؟
هناك عدة حالات لتقديم سند القبض أو استلامه، وهذه هي أهم الحالات:
- عند استلام دفعات مالية: عند استلام المعاملة المالية من شخص أو مؤسسة ما، يجب إثبات ذلك عبر سند القبض الالكتروني، حيث أن أهمية السند ضمان حقوق جميع الأطراف.
- في حالة سداد القروض أو الديون: في حالة سداد مبالغ الديون أو القروض على المؤسسة، يتم تقديم سند القبض وذلك كوثيقة دالة على دفع الديون أو الأقساط التمويلية.
- في حالة إتمام معاملة البيع أو تقديم الخدمة: في حالة إذا قامت الشركة أو المؤسسة التجارية أو فرد أو محل تجاري ببيع سلعة أو منتج أو تقديم خدمة، يتم إصدار سند القبض العادي أو الإلكتروني لإثبات هذه المعاملة.
- في حالة استلام التبرعات: إذا كانت المؤسسة خيرية يتم إصدار سند القبض لإثبات استلام قيمة التبرعات المالية، وضمان حقوق الطرفين.
تعرف على باقاتنا المتنوعة من دفاتر ، لتستفد من المرونة والتكيف الذي نقدمهما بما يتناسب مع مؤسستك سواء كانت صغيرة، متوسطة أو كبيرة
الفرق بين سند القبض وسند الصرف
يمكن التفرقة بين سند القبض الالكتروني أو العادي من جهة، وسند الصرف من جهة من حيث عدة أمور ومنها محتويات واستخدامات وأهمية كل منهما بالنسبة للمعاملات المالية والمحاسبية. لذلك نتعرف في السطور التالية على كل منهما:
سند القبض
تعرفنا سابقًا أنه عبارة عن وثيقة يتم فيها إثبات القيمة المالية، وضمان حقوق الأطراف المتعاملة وإثبات دخول الأموال لخزينة الشركة أو المؤسسة.
أما محتوياته، فيجب وضع بعض العناصر سواء في سند القبض العادي أو الإلكتروني، مثل رقم السند واسم كل من الدافع والمستلم وقيمة مبلغ المعاملة، ووصف المعاملة وطريقة الدفع ثم توقيع المستلم.
سند الصرف
هذا يختلف عنه سند الصرف، الذي يعرف بأنه وثيقة صادرة لإثبات دفع مبلغ أو قيمة نقدية معينة، وإثبات خروج المال من خزينة الشركة أو المؤسسة إلى أطراف أخرى.
كما أن سند الصرف له أهمية كبيرة من حيث تنوع استخدامه، حيث يمكن من خلاله توثيق المدفوعات النقدية لكل من الدائنين أو الموردين، بالإضافة إلى إثبات دفع رواتب وأجور الموظفين والعمل، وتأمين دفع التكاليف لخطوط الإنتاج أو المصاريف النثرية، كذلك الاستثمارات.
علاوة على أن سند الصرف يحتوي على عدة عناصر لا تختلف كثيرًا عن سند القبض الالكتروني، حيث إن عناصره ومحتويات تشمل رقم السند وتاريخ إصدار المعاملة، واسم المستلم واسم الدافع وطريق الدفع وتوقيع الدافع.
مشكلات وعيوب سند القبض
على الرغم من وجود مزايا ذكرناها في السند الإلكتروني، لكن توجد أيضًا بعض العيوب والمشكلات خلال الاستخدام أو الإصدار، وهذه العيوب مثل:
- التحديث والأمان: قد تواجه المستندات الإلكترونية مشكلات مثل الأمان من القرصنة أو السرقات، بالإضافة إلى التحديث المستمر للنظام.
- تكاليف عالية: تحتاج أي شركة أو مؤسسة تعتمد على الأرشفة الإلكترونية سواء سندات القبض وغيرها من الوثائق إلى تكاليف كبيرة لتأسيس النظام وتحديثه وتطويره وأمانه من الاختراق.
- انقطاع الكهرباء والإنترنت: قد تحدث انقطاعات متكررة في الكهرباء والإنترنت، وبالتالي يؤثر على كفاءة النظام وإدخال البيانات.
صيغة سند القبض
سند القبض سواء الورقي أو الإلكتروني لا يختلفان في الصيغة أو العناصر إلا قليلًا، حيث نقدم لكم نموذجًا لصيغة سند القبض والعناصر التي تحتوي عليه:
صيغة سند القبض الورقي العادي
رقم السند: …………………..
التاريخ/ ………(تاريخ إصداره) ………………
استلمت أنا: (اسم المستلم) مبلغ وقدره: ………….قيمة المبلغ بالعملة……… فقط لا غير، من السيد / السيدة: (اسم الدافع)، وذلك مقابل: ………. (الخدمة أو المنتج المقدم) ……
طريقة الدفع: (نقدًا – شيك – تحويل بنكي)
توقيع المستلم: ………………… اسم المستلم: …………………..
صيغة سند القبض الإلكتروني
رقم السند: ……………… تاريخ الإصدار: ……………………
اسم المستلم: ………………. المبلغ وقدره: …………….
وذلك مقابل: اسم الخدمة والمنتج المقدم. طريقة الدفع: …………………..
توقيع المستلم الإلكتروني: توقيع/ رمز إلكتروني.
توقيع اسم الشركة ………………………
إقرأ أيضا: أهمية سند القبض ومحتوياته لتوثيق المعاملات المالية
ما اهمية سند القبض لدفتر الاستاذ؟
سند القبض بالطبع وثيقة مهمة بالنسبة لدفتر الأستاذ العام في أي شركة، وذلك لأهميته في:
-
تسجيل المعاملات المالية
من خلاله يمكن تسجيل أي معاملة مالية واستلام الأموال مقابل تقديم الخدمات والمنتجات.
-
تسهيل المراجعة
يمكن لقسم الحسابات مطابقة المعاملات المالية في أرشيف دفتر الأستاذ العام وسجلات سندات القبض العادية والإلكترونية.
-
إعداد التقارير
لا يمكن عمل تقرير مالي إلا من خلال بيانات صحيحة، ويتم الاعتماد على هذه البيانات من خلال الوثائق المختلفة وأهمها سند القبض.
-
التخطيط المالي
تعتبر سندات القبض لها أهمية بالنسبة للتخطيط المالي المستقبلي السليم، وذلك اعتمادًا على البيانات الدقيقة.
-
عدم التلاعب
الحفاظ على الشفافية وتعزيزها وعدم الاحتيال والتدليس في معاملات الشركة من خلال حفظ سندات القبض وهو ما يتم إثباته في دفتر الأستاذ العام.
-
تقييم الأداء المالي
يمكن للمتخصصين في الشركة في تقييم الوضع المالي للشركة، الاعتماد على سندات القبض في ذلك.
ما الحلول التي تقدمها دفاتر في إدارة المصروفات؟
لكل من يبحث عن نصائح في إدارة المصروفات، فإن دفاتر تقدم لكل صاحب شركة بعض النصائح لتحسين إدارة المصروفات، : إليك بعضًا منها لإدارة نفقات منشأتك بكفاءة.
- تحتاج إلى إعداد ميزانية تحتوي على مراجعة المصروفات سابقًا، ثم تحديد أولويات الصرف والاحتياجات الأساسية لشركتك.
- استخدم البرامج المحاسبية الإلكترونية حتى تكون أسرع في إدخال البيانات والتحديث الدوري لها، وعمل تحليلات مالية عبر أدوات إلكترونية.
- استخدم سندات الصرف لتوثيق كافة المعاملات المالية، كذلك استخدم الفواتير والإيصالات واحتفظ بها ومراجعتها.
- الحد من النفقات الضرورية: نصيحة يجب أن تكون منهجًا لكل شركة وهي الحد من كافة النفقات غير الضرورية أو التي يمكن الاستغناء عنها.
- خطط لمستقبل شركتك ووفر الرؤية المستقبلية لإدارة المصروفات عبر خطة احتياط مالي لتغطية النفقات الطارئة، وعمل خطة لتوقع الإيرادات والمصروفات المستقبلية.
تساعدك دفاتر أيضًا من خلال خبراؤها على كيفية إدارة مصروفات شركتك بفعالية وتقديم كافة الأدوات المالية المناسبة لها.
استمتع بتجربة حلول باور المرنة من دفاتر مجانا .. أفضل نظام ERP يقدم لك خيارات متنوعة تتاسب مع حجم أعمالك.
واستفد من خبرات فريقنا المتخصص لتوجيهك لأفضل الخيارات والميزات الإدارية
ختامًا؛ سند القبض الالكتروني له أهمية ولا غنى عنه بالنسبة للشركات، وذلك بسبب أهميته ومزاياه المتعددة في عمل الحسابات ومنع التلاعب وتقييم الأداء المالي المستقبلي للشركات والمؤسسات واتخاذ القرارات المالية الصحيحة، وقد وضحنا أيضًا بعض المشكلات والعيوب لاستخدامه، ونصائح دفاتر في كيفية إدارة المصروفات في شركتك لتصل إلى هدفها في التميز والربح. .
