يمكن إجراء كافة المعاملات المالية بين الأفراد أو المؤسسات والشركات أيا كان نوع نشاطها من خلال سند القبض، حيث أن مهمته الرئيسية توثيق وتسجيل العمليات المالية في الدفاتر المخصصة لها، لذلك فهو له اهمية كبيرة ومعتمد عليه بشكل كبير لضمان الحقوق لكل من يستخدمه من أفراد ومؤسسات. في هذا المقال نتعرف أكثر على أهميته ومحتوياته وصيغته.
ما هي محتويات سند القبض؟
يعد سند القبض شكل من أشكال تسجيل المعاملات المالية، حيث يعرف على أنه إيصال مكتوب سواء كان ورقيًا أو إلكترونيًا لتسجيل المعاملة المالية. بالإضافة إلى أنه يستخدم في إثبات عمليات البيع والشراء بتوثيق اسم العميل والتاريخ والمبلغ المدفوع نظير البضاعة أو الخدمة بالأرقام والحروف، وإثبات كل هذا من خلال ختم الشركة أو المؤسسة.
وعليه فإن سند القبض يحتوي على:
- اسم البائع والمشتري وعنوان كل منهما.
- تاريخ صدور المعاملة المالية.
- الرقم المتسلسل.
- نوع البضاعة أو الخدمة المقدمة.
- المبلغ بالأرقام والحروف.
- توقيع المسؤول وختم المؤسسة.
أنواع سند القبض
هناك نوعين من سندات القبض التي يمكن استخدامها بالنسبة للمؤسسات والشركات التجارية وهما:
سند القبض الورقي
عبارة عن ورقة وإيصال ورقي مكتوب لإثبات وتسجيل المعاملة المالية، ويتم التسجيل مسبقًا بين البائع والمشتري أو بين الطرف الأول والثاني، حيث يستخدم في عمليات البيع والشراء أو تقديم الخدمات المختلفة.
بالإضافة إلى أن هذا الإيصال له محتويات محددة مثل اسم الطرف الأول مثل المؤسسة، واسم الطرف الثاني وهو العميل. كذلك يحتوي على تاريخ المعاملة باليوم والساعة، وعلى صيغة المعاملة، ثم إثبات المبلغ بالأرقام والحروف، وفي أسفل هذه الورقة يوجد خانة ومكان التوقيع وختم المؤسسة.
يمكنك أيضا معرفة كيفية إنشاء فاتورة المبيعات من هنا: إنشاء فاتورة المبيعات
سند القبض الإلكتروني
لا يختلف كثيرًا عن النوع الورقي السابق ذكره من حيث المحتويات، إلا أنه أكثر مرونة في التعديل والتسجيل، حيث يتم تسجيله عبر برنامج الاكسيل، وبالتالي فإن طريقة استخدامه تتم عبر هذه الخطوات:
- يتم فتح برنامج الاكسيل على جهاز الكمبيوتر، ثم الدخول على سند القبض.
- كتابة العنوان، وتاريخ المعاملة والمبلغ المدفوع في الشراء.
- يتم كتابة الطرف الذي يدفع المبلغ، على أن يتم توضيح قيمة المبلغ بالحروف والأرقام، وذلك بكتابة “استلمنا مبلغ وقدره، ثم كتابة القيمة، ثم كتابة اسم الشركة”
- كتابة توقيع الطرف الأول مثل محاسب الشركة أو المسؤول عن البيع وتقديم الخدمة، ثم الطرف الثاني مثل اسم العميل.
ما أهمية سند القبض ؟
يعتبر سند القبض وثيقة للمعاملة المالية لها أهميتها الكبيرة بالنسبة للمؤسسات المالية، ليس فقط في توثيق وتسجيل المعاملات، ولكن أيضًا لبعض الأغراض الأخرى ومنها:
- تدقيق المعاملات الحسابية من خلال الرجوع إلى رقم السند المتسلسل مسبقًا.
- إجراء كافة الحسابات والتسويات البنكية للسنة المالية.
- التعرف على أخطاء السجلات المالية من خلال عمل مقارنة بين السندات المسجلة وكافة المعاملات المسجلة وذلك لكشف التزوير أو الاختلاس والتلاعب.
- استخدام سند القبض في العديد من المعاملات مثل خدمات تجارية واستئجار معدات وشراء منتجات أو الحصول على خدمات.
- تحديث السجلات المالية.
نموذج جاهز سند القبض مالي
يمكنك تحميل نموذج سند القبض بصيغة DOC, قابلة للتعديل مجانا من هنا
تعرف على أفضل نظام ERP مرن وملائم لكافة احتياجات مؤسستك من دفاتر
كيفية إعداد سند القبض
إعداد وإنشاء سند القبض بسهولة من خلال العديد من البرامج والتطبيقات وأهمها Excel، بالإضافة إلى وجود نماذج وقوالب جاهزة متوفرة على شبكة الإنترنت ويمكن تنزيله، ولكن يجب أن تكون متضمنة العناصر التالية:
-
صيغة سند القبض
تعرفنا عليها في السابق، حيث يجب أن تحتوي على اسم وعنوان العميل، كذلك اسم الشركة أو المؤسسة التجارية، بالإضافة إلى قيمة المبلغ وتاريخ المعاملة المالية، ثم في النهاية توقيع الشخص المستلم للخدمة أو القيمة.
-
تصميم السند
يجب أن يتناول تصميم سندات القبض على كافة الاحتياجات التي يحتاجها العميل والشركة التي تصدر هذه السندات على حد سواء، حيث يفضل أن يكون متضمنًا لجميع العناصر بشكل بسيط ومفهوم ومرتب، كما يمكن أن يتضمن الألوان والشعارات الخاصة بالشركة بجاذبية.
-
شكل السند
يمكن عمل شكل وإطار عام للسند على أن يكون متضمنًا للعناصر والمعلومات الأساسية. بالإضافة إلى أنه لا توجد أشكال محددة يمكن أن تكون خاصة بالسند.
-
نموذج سند القبض
يمكن أيضًا إعداد سندات القبض عبر التطبيقات المختلفة، وهذا يتم في حالة إعداد السند الإلكتروني وليس الورقي، حيث يمكن إعداد سندات قبض مختلفة ببرامج Microsoft Word أو Excel كما يمكن إعداد السند وتحويله إلى صيغة PDF، وبالتالي يمكن طباعته بسهولة.
يمكنك الاطلاع أيضا على : ما هي إدارة الشئون المالية وأهميتها وأهدافها؟
مزايا سندات القبض
توجد مزايا رئيسية لاستخدام سندات القبض بالنسبة للعملاء والشركات أيضًا وهي:
- مراجعة مدى السيولة النقدية في الشركة، وضمان صحة البيانات المالية.
- تحديث دفاتر المحاسبة كل حين، وذلك في حالة تحرير سندات قبض جديدة.
- عمل توازن في الدفاتر المحاسبية.
- تسوية البيانات المالية والمصرفية.
كيف تساعد حلول دفاتر المنشآت في تسجيل سندات القبض والاستفادة الكاملة من مزاياها؟
تعد إدارة الإيصالات الورقية عملية مرهقة وعرضة للخطأ الدائم. توفر أنظمة العمل السحابية (أنظمة تخطيط موارد المؤسسات والأنظمة المحاسبية) مزايا تعمل على تبسيط عملية تسجيل سندات القبض وتعزيز الكفاءة المالية الشاملة. لنستكشف كيف تعمل حلول “دفاتر” على تمكين الشركات من تسجيل السندات وتصنيفها وإدارتها دون بسلاسة.
-
إدارة النفقات المتكاملة
تتكامل حلول “دفاتر” بسلاسة مع وحدات إدارة النفقات، حيث يمكن للموظفين إرسال الإيصالات مباشرة من خلال النظام، ويمكن إجراء ذلك باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول لالتقاطها أثناء التنقل.
-
سير العمل الآلي
يمكن للنظام استخراج البيانات تلقائيًا من السندات، وتصنيف النفقات وتكويدها وتوجيهها للموافقة عليها، وتبسيط العملية بأكملها.
-
تخزين سحابي آمن
يتم تخزين سندات القبض بشكل آمن عبر الإنترنت، ويمكن الوصول إليها من أي جهاز، والقضاء على مخاطر فقدان النسخ المادية.
-
رؤى مالية في الوقت الفعلي
توفر حلول “دفاتر” المحاسبية رؤية لحظية للنفقات من خلال لوحات المعلومات الدقيقة، مما يُمكِّنك من تتبع النفقات بسهولة حسب الفئة أو البائع أو القسم، ويسمح بوضع ميزانية أفضل والتحكم في التكاليف.
-
مسارات تدقيق محسنة
يتم تخزين جميع بيانات الاستلام والمعاملات ذات الصلة بشكل آمن داخل النظام، مما يؤدي إلى إنشاء سجل واضح وقابل للتدقيق للأغراض الضريبية والامتثال للنفقات.
استمتع بتجربة حلول باور المرنة من دفاتر مجانا .. أفضل نظام ERP يقدم لك خيارات متنوعة تتاسب مع حجم أعمالك.
واستفد من خبرات فريقنا المتخصص لتوجيهك لأفضل الخيارات والميزات الإدارية
عيوب سندات القبض
على الرغم من مزايا سندات القبض للمعاملات المالية الصادرة عن الشركات والمؤسسات، فإنه هناك بعض العيوب الأخرى ومنها:
- إمكانية حدوث تلاعب في بيانات سندات القبض، وبالتالي لا يمكن الأخذ به عند التنازع القضائي في بعض الأحيان ما لم يتم إثبات هذا التلاعب.
- تعرض سندات القبض كغيرها من الوثائق للتلف لأي سبب كان، سواء كان هذا التلف في الوثائق الورقية أو الإلكترونية.
- صعوبة إثبات صحة البيانات الواردة أو وجود خطأ في تسجيل البيانات قد يؤدي إلى ضياع حق أي طرف من أطراف سند القبض.
قد يهمك: الفاتورة الضريبية: أمور يجب عليك الانتباه لها
أخيرا هل هناك فرق بين سندات القبض والفاتورة؟
توجد بعض الفوارق بين سندات القبض والفاتورة، حيث أن السندات تستخدم لتوثيق المعاملة المالية مثل استلام الأموال وتحديد المبالغ المستلمة، وتعتبر دليل لعمليات البيع والشراء بالنسبة للمنتجات أو تقديم الخدمات، ولها أهمية كبيرة لقسم المحاسبة وتوثيق الدفع، وبالتالي فإن أهميتها بشكل عام هي ضمان حقوق الشركة والعملاء أيضًا.
كذلك الفاتورة تعتبر توثيق لعمليات البيع والشراء لها نفس الأهمية بالنسبة للعملاء بالذات من حيث ضمان حقوقهم وتعد دليل على عمليات الشراء بالوقت والتاريخ. أما عن الفارق، فإن الفاتورة تتضمن عناصر أخرى من حيث الصيغة مثل احتوائها على رموز المنتجات والبضائع والأرقام المرجعية لها التي لا توجد في سندات القبض الصادرة عن الشركات.
ختامًا؛ فإن سند القبض له أهمية كبيرة بالنسبة لتوثيق المعاملات المالية وضمان حقوق الطرفين الشركة والعملاء، ولا غنى عن إصدار هذه السندات التي تعرفنا على محتواها وعناصرها ومزاياها وعيوبها وبعض الأسئلة الشائعة المرتبطة بها أيضًا من خلال سطور هذا المقال.
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟يوجد فارق بين الوثيقتين، حيث أن سندات القبض عبارة عن وثائق صادرة من الشركة أو المؤسسة ويتم تسليمها للعملاء لإثبات استلام الأموال نقدًا أو شيكات، وذلك نظير تقديم منتجات أو خدمات. أما سند الصرف عبارة عن وثيقة صادرة من الشركات لإثبات صرف المبالغ مقابل شراء بعض المواد الخام أو البضاعة الواردة من الموردين وغيرها من الأغراض. هل سندات القبض ملزمة؟ بالطبع ملزمة، فهي وثيقة للمعاملات المالية رسمية من الشركات ومختومة بختم الشركة بإمضاء المحاسب المسؤول لضمان حقوق الشركة والعملاء المستلمين لهذه السندات، وذلك لأنها تتضمن تاريخ المعاملة والاسم وغيرها من المحتويات ويمكن الرجوع إليها في أي وقت. هل سند القبض دائن أم مدين؟ عند إعداد سندات القبض من الشركة وخروجها من الخزينة، فإن الشركة تكون بذلك مدينة، وهو ما ينعكس على الشركة بالإيجاب من حيث الوضع المالي العام لها في السوق.
