يتم التعامل مع قيمة المخزون كأصل من أصول الشركة في دليل الحسابات.
اعتمادا على نوع العناصر، فإنه يمكن التعامل معها على أنها أصول ثابتة أو أصول متداولة لإعداد الميزانية العمومية، يتوجب عليك عمل المدخلات المحاسبية لتلك الأصول ، وبشكل عام، هناك طريقتان مختلفتان لإجراء عمليات محاسبة المخزون:
الجرد التلقائي او المستمر
لكل عملية من عمليات برنامج جرد المخزون، يقوم النظام بتعيين الادخالات المحاسبية ذات الصلة لمطابقة رصيد المخزون ورصيد المحاسبة هذا هو الإعداد الافتراضي في فلو هب للحسابات الجديدة.
عندما تشتري وتتسلم صنفا، فإنه يتم تقييد تلك الأصناف كأصول للشركة (مخزون متوفر / أصول ثابتة).
عندما تبيع وتسلم تلك الأصناف، فإنه يتم تقييد مصروف (تكلفة البضاعة المباعة) بقيمة مساوية لتكلفة شراء الأصناف.
يتم إجراء إدخالات الأستاذ العامة بعد كل عملية مخزون، ونتيجة لذلك، فإن القيمة بناءا على أستاذ المخزون تبقى دائما مساوية لرصيد الحساب ذا الصلة.
هذا يحسن دقة الميزانية العمومية وبيان الأرباح والخسائر ، للتحقق من القيود المحاسبية التي يجري تقييدها آليا لعملية مخزون معينة، يرجى مراجعة الأمثلة.
المزايا
نظام الجرد المستمر يسهل الحفاظ على دقة أصول الشركة وقيم الانفاق فيها. مستويات المخزون سيتم مزامنتها ومطابقتها دائما مع أرصدة الحسابات ذات الصلة، لذلك لن يكون هناك ادخالات يدوية دورية أكثر ينبغي القيام بها لتحقيق التوازن بينها.
في حالة إدخال عمليات المخزون جديدة ولكن بأثر رجعي، أو حتى إلغاء أو تعديل عملية موجودة مسبقا، فإن جميع ادخالات أستاذ المخزون ومدخلات الأستاذ العام سيتم إعادة حسابها لكافة الأصناف في تلك المعاملة. ونفس المبدأ يطبق في حالة إضافة أي تكلفة لإيصالات الشراء المرحلة في وقت لاحق من خلال معالج تكلفة الوصول.
الجرد الدوري
في هذه الطريقة، يتم إنشاء الإدخالات المحاسبية يدويا بشكل دوري، لمزامنة رصيد المخزون ورصيد الحساب ذو الصلة.
النظام لا ينشئ الادخالات المحاسبية تلقائيا للأصول مع عمليات شراء المواد أو بيعها.
في أي فترة المحاسبية، عادة ما تقوم بشراء واستلام صنف أو مجموعة من الأصناف، وفي هذه الحالة يتم تقييد “نفقة أو مصروف” في نظامك المحاسبي، ثم تقوم بعدها ببيع وتسليم بعض من هذه الأصناف خلال نفس الفترة.
عند نهاية هذه الفترة المحاسبية، فإن القيمة الإجمالية للأصناف المعدة للبيع، تحتاج إلى أن يتم تقييدها كأصول للشركة، وغالبا ما تعرف بالمخزون المتوفر.
الفرق بين قيمة تلك الأصناف المعدة للبيع والتي لا تزال متبقية وقيمة المخزون المتوفر من الفترة السابقة يمكن أن تكون إيجابية أو سلبية. إذا كانت إيجابية، فتتم إزالة هذه القيمة من النفقات (تكلفة السلع المباعة) وتضاف إلى الأصول (المخزون المتوفر / الاصول الثابتة). إذا كانت سلبية، يتم تمرير ادخال عكسي.
وتسمى هذه العملية بالكامل جردا دوريا.
