يتم سداد مدفوعات لقاء فواتير المبيعات أو فواتير الشراء من خلال النقر على زر “عمل قيد دفعة ” على الفواتير “المرحلة”. ولإكمال العملية قم بـ:
- تعيين “الحساب البنكي” الذي يتم الدفع منه (يمكنك أيضا تعيين الحساب الافتراضي في إدارة الشركة)
- تحديث تاريخ تسجيل القيد أو “الترحيل”
- ادخل رقم الشيك، وتاريخ الشيك.
- الحفظ والترحيل.
ويمكن أيضا أن تكون المدفوعات مستقلة عن الفواتير عن طريق سند قيد جديد واختيار النوع من الدفع.
الدفعات الواردة
للدفعات المستلمة من العملاء، في الحالتين:
- مدين: بنك أو حساب نقدي
- دائن: العميل
الدفعات الصادرة
المدفوعات المسددة للموردين،
- مدين: مورد
- دائن: بنك أو حساب نقدي
تسوية دفعات الشيكات
إذا كنت تتعامل بالشيكات سواءً لتلقي مبالغ مالية أو دفعها لموردين مثلا، فإن البيانات المصرفية لن تتطابق بدقة مع تواريخ ادخالك، وذلك لأن البنك عادة ما يستغرق وقتا لتحصيل هذه المدفوعات، وأحيانا ربما قمت بتحرير شيك لموردك واستغرق بضعة أيام قبل أن يتم استلامه وايداعه من قبل المورد.
في قوة مكنك مزامنة وتسوية كشف حساب البنك مع سندات القيد باستخدام أداة “تسوية البنك”. لاستخدامها، انتقل إلى:
إختر حساب “البنك” وأدخل تواريخ كشف حسابك. هنا سوف تحصل كل “قيد مصرفي” تم قيده في تلك الفترة، أو بمعنى آخر ستحصل على القيود المحاسبية للشيكات. إبدأ، ولكل قيم من هذه القيود، بتحديث “تاريخ التحصيل ” وانقر على “تحديث”. ستتمكن بعد الانتهاء من مزامنة ومطابقة بياناتك المصرفية وادخالاتك في النظام.
إدارة المدفوعات الآجلة
في معظم الحالات، باستثناء مبيعات التجزئة، تكون الفوترة والدفع عمليتان منفصلتان ومستقلتان، وهناك عدة سيناريوهات أو احتمالات لعملية الدفع، سواءا أكنت بائعا أم مشتريا.
- يمكن أن تكون الدفعة مسددة مقدما (100 ٪ مقدما).
- أو مستحقة بعد الشحن. إما عند التسليم أو في غضون أيام قليلة بعد التسليم.
- جزء مقدما وجزء ما بعد التسليم.
- أو عدة دفعات تؤجل لتدفع كلها في وقت واحد لسداد مجموعة من الفواتير.
- أو المدفوعات المسددة مقدما لتغطية مجموعة من الفواتير التي ترد لاحقا (ويمكن تقسيمها عبر الفواتير)
يسمح لك قوة بإدارة كل هذه السيناريوهات. جميع الادخالات المحاسبية (قيود الأستاذ) يمكن إجراؤها مقابل فاتورة بيع، فاتورة شراء، أو سندات القيد، وفي حالات خاصة، يمكن أن يتم عمل فاتورة من خلال فاتورة المبيعات أيضا.
مجموع المبالغ المستحقة مقابل أي فاتورة هو مجموع كل الادخالات المحاسبية التي يتم إجراؤها “مقابل” (أو تكون مرتبطة بـ) هذه الفاتورة، والعكس صحيح، مجموعة من الفواتير التي لها علاقة بدفعة واحدة، وهكذا. بهذه الطريقة يمكنك جمع أو تقسيم دفعات مالية في “قيد يومية” لإدارة أي من الاحتمالات أعلاه.
مطابقة المدفوعات بالفواتير
في سيناريوهات معقدة، خصوصا في مجال السلع الرأسمالية، أحيانا لا توجد هناك صلة مباشرة بين المدفوعات والفواتير. يمكنك إرسال الفواتير للعملاء والعملاء بدورهم يقومون بارسال دفعات متراكمة أو على هيئة أقساط استنادا إلى جدول زمني غير مرتبط بفواتيرك.
في مثل هذه الحالات، يمكنك ضبط المدفوعات في أداة مطابقة الفواتير.
